Page 57 - Loomis Årsredovisning 2017

Loomis Årsredovisning 2017
Bolagsstyrningsrapport 53
• Internkontrollaktiviteter: Loomis har sedan ett antal år till- baka byggt upp ett arbetssätt i syfte att granska och följa upp in- tern kontroll inom koncernen. Loomis internkontrollaktiviteter består primärt i att:
- Utveckla koncernens övergripande policys och riktlinjer.
- Följa upp externrevisorernas arbete samt åtgärda väsentliga
iakttagelser och rekommendationer.
- Vid behov företa speci ka utredningar och fungera som pro-
jektledare åt koncernledningen inom compliance-relaterade
områden.
- Genom landsbesök, utförda av Loomis egen personal eller med
hjälp av extern part, följa upp nansiell rapportering samt vä-
sentliga rutiner och kontroller.
- Cash auditors inom Loomis koncernen granskar regelbundet
avstämningsrutinerna inom den operationella kontanthante- ringsverksamheten. Detta arbete inkluderar även inventering av kontantlagren på Loomis uppräkningscentraler. Dessa in- venteringar sker utöver de dagliga avstämningar som utförs på alla uppräkningscentraler.
• Finansiell uppföljning: Ekonomichefer inom koncernens bolag har en nyckelroll i att skapa den miljö som krävs för att uppnå transparent, relevant och aktuell nansiell information. Lokala lands- och ekonomichefer ansvarar för att säkerställa efterlevnaden av godkända policys och ramverk samt för att ru- tiner för intern kontroll avseende nansiell rapportering funge- rar i respektive land.
• Letter of representation: Koncernen har ett system för bekräftelse av bokslutet där landschefer och ekonomichefer vid årsskiftet undertecknar ett intyg, ett så kallat Letter of represen- tation, i vilket de bekräftar att koncernens policies och riktlinjer följts samt att rapportpaket ger en sann och rättvisande bild av den nansiella ställningen.
• Hantering och uppföljning av risk: Inom Loomiskoncer- nen nns, utöver operationell riskhantering i dotterbolagen och regionerna, en global riskfunktion. Riskfunktionen arbetar för att motverka förluster i den operativa verksamheten, både när det gäller liv, hälsa och rent ekonomiskt. Koncernriskchefen rapporterar till vd tillika koncernchef samt till revisionskommit-
tén. Loomis mäter, rapporterar och följer upp verksamhetens risker löpande. Därutöver förstärks också den övergripande riskhanteringen av ett omfattande försäkringsskydd.
4. Information och kommunikation
Information och kommunikation är nödvändiga för att internkon- trollsystem ska fungera väl. Loomis har utarbetat rutiner
i syfte att förse koncernledningen och styrelsen med tillförlitliga rapporter om verksamhetens resultat i relation till fastställda mål.
5. Övervakning
Loomis styrelse, vd tillika koncernchef samt ekonomi- och nans- direktör övervakar den interna kontrollen av nansiell rapporte- ring. Arbetsmoment som styrelsen använder sig av för att granska e ektiviteten i systemet för intern kontroll innefattar:
• Diskussioner med koncernledningen om riskområden som iden- ti erats av koncernledningen och de utförda riskanalyserna.
• Granskning av väsentliga frågor som uppkommer med anled- ning av den externa revisionen och övriga granskningar/under- sökningar.
• Genomgång av koncernledningens månatliga verksamhetsav- stämningar där enheters faktiska resultat jämförs med budget, analyser av avvikelser samt uppföljning av av nyckeltal och prognoser.
• Tillsättelse av en revisionskommitté för att få till stånd en obe- roende tillsyn av e ektiviteten i koncernens interna kontroll- system och den nansiella rapporteringsprocessen. Revisions- kommittén diskuterar väsentliga redovisningsprinciper samt de uppskattningar och bedömningar som gjorts vid rapporter- nas upprättande. Revisionskommittén granskar även delårs- rapporterna och årsredovisningen innan den rekommenderar styrelsen att godkänna rapporterna för publicering.
Övrigt
Förberedelser inför EU:s nya lagkrav General Data Protection Re- gulation (GDPR) som införs i maj 2018 har under året genomförts och implementation pågår i organisationen.