Page 1 - บทที่ 1

บทที่ 1

บทน ำ

ั
1.1. ที่มำและควำมส ำคัญของปญหำ
ธุรกิจส ำนักงำนบัญชี นับเป็นอีกธุรกิจหนึ่งที่มีอนำคตไกล มีแนวโน้มที่สดใส เพรำะนอกจำกกิจกำรที่
เป็นนิติบุคคลทุก ๆ แห่งถูกกฎหมำยบังคับให้ต้องมีหน้ำที่จัดท ำบัญชีและเสียภำษีแล้ว ทิศทำงของกำรจัดกำร

ยุคใหม่ยังให้ควำมส ำคัญในเรื่องของบัญชีเพื่อกำรจัดกำร เพื่อน ำข้อมูลทำงบัญชีมำวิเครำะห์และพัฒนำธุรกิจ
ประกอบกับกระแสของกำรจ้ำงบริกำรจำกภำยนอก ท ำให้ธุรกิจส ำนักงำนบัญชียิ่งมีอนำคตสดใส คุณสมบัติ
ของผู้ประกอบธุรกิจส ำนักงำนบัญชี ควรจะต้องเป็นผู้มีควำมรู้ควำมสำมำรถด้ำนบัญชี เป็นผู้ที่มีควำมซื่อสัตย์

ต่อวิชำชีพต้องปฏิบัติ ตำมกฎระเบียบข้อบังคับกฎหมำยต่ำง ๆ อย่ำงเคร่งครัด ธุรกิจส ำนักงำนบัญชีในระยะ
เริ่มต้นด ำเนินกิจกำรนั้นก็จะต้องมีเอกสำรเข้ำและออกแต่ยังมีจ ำนวนน้อย เมื่อด ำเนินกิจกำรไปนำน ๆ
ิ่
จ ำนวนเอกสำรก็จะเพมพูนขึ้นและมีควำมส ำคัญมำกขึ้น เพรำะเอกสำรเหล่ำนี้ถือว่ำเป็นหลักฐำนในกำรท ำงำน
ของกิจกำรและต้องรักษำไว้เพื่อเป็นหลักฐำนในอนำคตต่อไป (จำมรกุล เหล่ำเกียรติกุล : 2545) ธุรกิจ
ส ำนักงำนบัญชีถือได้ว่ำกำรด ำเนินด้ำนเอกสำรนั้นมีควำมจ ำเป็นและให้ควำมส ำคัญมำกกับกำรท ำงำนเกี่ยวกับ

เอกสำรเพรำะถือได้ว่ำเอกสำรมีส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบควำมส ำเร็จ หำกธุรกิจใดมีระบบกำรจัดกำร เก็บ
รักษำ ค้นหำและกำรท ำลำยอย่ำงมีมำตรฐำนแล้ว กำรด ำเนินงำนธุรกิจนั้นก็จะด ำเนินกำรไปด้วยควำม
คล่องตัวมีประสิทธิภำพและก่อให้เกิดกำรประหยัดมำกขึ้น

การจัดเก็บแฟ้มเอกสารหรือเอกสารนับเป็นทรัพยากรที่ส าคัญของส านักงานบัญชีเพราะเป็นเครื่องมือ
ที่ส าคัญในการสื่อสารภายในส านักงานและการปฏิบัติงาน หรือใช้อ้างอิง เมื่อมีปัญหาทางกฎหมาย จึงจ าเป็นที่

ทุกหน่วยงานต้องมีการบริหารจัดการแฟมเอกสารหรือเอกสารต่าง ๆ อย่างเป็นระบบที่เหมาะสม เพื่อให้
้
้
สามารถครอบคลุมไม่ว่าเอกสารจะอยู่ในรูปแบบ หรือสื่อประเภทใดระบบจัดเก็บแฟมเอกสารจะช่วยในการ
จัดเก็บเอกสารที่ใช้ในส านักงานให้มีความครบถ้วนสมบูรณ์ น่าเชื่อถือ ท าให้มีการรักษาเอกสารที่มีคุณค่า
ื่
เพื่อให้ความสามารถน าใช้ประโยชน์ได้เมอต้องการ ส่วนเอกสารที่เสร็จสิ้นการใช้งานและหมดคุณค่าจะต้อง
ก าจัดไปตามระเวลา ซึ่งเอกสารต่าง ๆ ได้มาจากสถานประกอบการภายนอกที่ได้ท าการรวบรวม และน าส่ง
ให้กับส านักงานบัญชีเอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารส าคัญที่เกี่ยวกับข้อมูล หลักฐานทางกาเงิน ได้แก่ เอกสารทาง
การเงิน และเอกสารที่เกี่ยวกับการเงิน เช่น ใบส าคัญรับเงิน เอกสารงบประมาณ ความถูกต้องของรายงาน

ทางการเงิน และการจัดเก็บแฟ้มเอกสารหรือเอกสารต่าง ๆ ยังพบปัญหามากมายมักจะพบกับปัญหาในการ
ื่
จัดเก็บเอกสารของกิจการลูกค้า เนื่องจากทางส านักงานต้องเก็บเอกสารทางการบัญชีของลูกค้าไว้เพอใช้เป็น
หลักฐาน ประกอบการจัดท างบการเงิน โดยจะเก็บเอกสารไว้ที่ส านักงานชั่วคราวแล้วจัดส่งคืนให้กิจการ
ลูกค้า ซึ่งถ้าขาดการจัดระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดีและมีประสิทธิภาพแล้ว ย่อมส่งผลต่อประสิทธิภาพของ
การปฏิบัติงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เพราะถ้าระบบการจัดเก็บเอกสารของส านักงานไมมีระบบ อาจท าให้เกิด
่
ความล่าช้า เสียเวลาในการปฏิบัติงานเป็นอย่างมาก

ึ
ดังนั้นผู้ศึกษำสหกิจศกษำมีแนวทำงแก้ไขปัญหำกำรจัดเก็บเอกสำรที่ใช้ในกำรประกอบกำรให้ง่ำยต่อ
้
กำรคนหำ สะดวก และประหยัดเวลำ เข้ำถึงเอกสำรได้อย่ำงรวดเร็ว ผู้ศึกษำเล็งเห็นควำมส ำคัญของกำร
ื่
พัฒนำกำรจัดเก็บเอกสำร เพอส่งเสริมควำมเป็นระเบียบวินัยของพนักงำน และมกำรจัดเก็บเอกสำรที่เป็น
ี