Page 29 - Buku MS Word

BAB 7
CETAK GABUNG (MAIL MERGER)

M
ail merge atau cetak gabung banyak digunakan oleh mereka yang sehari-harinya
bekerja dengan surat-menyurat, membuat piagam, membuat data KTP, dan lain-lain.
Sesuai dengan fungsinya mail merge menggabungkan dua buah dokumen berlainan
yang kemudian dicetak secara bersamaan. Misalnya kita ingin membuat surat yang isinya
sama, tetapi nama dan alamat yangdituju berbeda. Kita tidak perlu merubah nama dan alamat
satu persatu setiap selesai mencetak sebuah surat, tetapi cukup dengan menggabungkan teks
surat dengan data nama dan alamat suratnya.
Dalam cetak gabung (Mail Merge) diperlukan dua buah dokumen (file), yaitu dokumen
induk (Main Document) and sumber data (Data Source) Main document berisi informasi yang
sama berupa teks standard baku (fixed), sedangkan data source berisikan data variable (Field).
Field terdiri dari data yang disesuaikan dengan informasi dari masing-masing nama dan alamat
yang dituju.
Langkah-langkah pembuatan Mail Merge (perlu Anda ketahui bahwa pembuatan mail
merge dengan MS-Word 2000 dan 2003 sedikit berbeda, dan di sini saya akan menunjukkan
langkah pembuatan mail merge untuk MS-Word 2003) adalah:
 Siapkan New Blank Dokumen (Dokumen Baru)
 Click menu Tools, Leters and Mailing, lalu Mail Merge, maka dikomputer Anda akan
muncul kotak dialog Mail Merge seperti Gambar 33.

Keterangan:
 Select document type, menyediakan alternative pilihan
tipe dokumen yang akan kita buat. Kita dapat
memilihnya dengan meng-click salah satu dari lima
alternative pilihan yang diberikan.
 Letters, dapat And abaca keterangan di bawahnya.
 Step 1 of 6, Click next: Starting document untuk
memulai membuat dokumen.
Maka akan tampil kotak dialog berikutnya, seperti Gambar
34.

Gambar 33 Kotak dialog Mail Merge untuk Step 1 of 6

Keterangan Gambar 34:
 Select starting document, pada bagian ini menanyakan kepada Anda “Bagaimana kamu
akan menyusun suratmu?”. Silahkan pilih salah satu dari tiga alternative pilihan yang
diberikan (misalnya “Use the current document” berarti Anda memilih document yang
sedang aktif sekarang)
 Lanjutkan dengan click Next: select recipients, maka akan mucul kotak dialog berikutnya
seperti Gambar 35.

Panduan MS-Word 2000/2003 25 Edi S. At-Taqwa.Com