Page 3 - SOP SK Permai Indah 2021

MANUAL PENGURUSAN

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SEKOLAH KEBANGSAAN PERMAI INDAH

1. PENGENALAN

Standard Operating Procedure (SOP) adalah dokumen bertulis yang memperincikan semua langkah-langkah yang diambil di
dalam sesuatu aktiviti, proses atau prosedur didalam sebuah jabatan/organisasi.

Penggunaan SOP khususnya di dalam organisasi yang menawarkan perkhidmatan yang berisiko dan memerlukan aspek
keselamatan yang tinggi amat penting lebih-lebih lagi kepada organisasi yang terlibat di dalam bidang keselamatan, klinikal,
kecemasan, farmasi dan pengeluaran janakuasa. Setiap prosedur perlu dikuti dengan tepat bagi mengelakkan kejadian tidak
diingini berlaku.

Bagi organisasi seperti Sekolah Kebangsaan Taman Senangan, perkara ini juga penting dalam memastikan prosedur dibuat
mengikut peraturan dan tidak menyalahi daripada dasar yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia.

Pembangunan dan penggunaan SOP adalah sebahagian daripada sistem kualiti yang berjaya kerana ia dapat menyediakan
seseorang individu di dalam jabatan atau organisasi itu dengan maklumat yang tepat untuk melaksanakan sesuatu tugas
dengan betul dan konsisten dalam aspek kualiti dan integriti atau penghasilan produk akhir. SOP menghuraikan kedua-dua
elemen teknikal dan pentadbiran operasi sebuah organisasi/jabatan yang diuruskan di bawah pelan kerja yang sistematik.

2. KEPERLUAN

SOP memperincikan proses kerja yang dijalankan atau diikuti dalam sesebuah organisasi. Pendokumentasian aktiviti dilakukan
adalah untuk memudahkan pematuhan yang konsisten kepada keperluan sistem teknikal dan untuk menyokong kualiti data.
SOP bertujuan menjadikan pengurusan organisasi lebih teratur dan membantu organisasi itu untuk mengekalkan kawalan kualiti
dan proses jaminan kualiti dan memastikan pematuhan dengan peraturan dan dasar kerajaan yang ditetapkan. Pengurusan
yang berkualiti ini sudah tentu akan memberi impak kepada kepuasan pelanggan sesebuah jabatan.

SOP jika tidak ditulis dengan betul, akan mempunyai nilai yang terhad. Manakala SOP yang ditulis dengan baik akan gagal jika
tidak diikuti dengan betul. Oleh itu dalam tempoh tertentu, penggunaan SOP perlu dikaji dan dinilai semula oleh pihak
pengurusan untuk mempastikan keberkesanannya. Dokumen SOP perlu mudah diakses untuk rujukan oleh individu di dalam
organisasi sama ada dalam bentuk salinan keras atau format digital, jika tidak SOP tidak memberi apa-apa fungsi.

3. FAEDAH

Pembangunan dan penggunaan SOP akan meningkatkan kualiti pengurusan dan pentadbiran melalui pelaksanaan proses atau
prosedur yang konsisten dalam organisasi, walaupun terdapat perubahan kepada individu di dalam jabatan/organisasi samada
secara sementara atau kekal.

SOP boleh juga digunakan sebagai sebahagian daripada program latihan kakitangan. Ini adalah kerana mereka harus
menyediakan arahan-arahan kerja secara terperinci. Dengan ini ia dapat mengurangkan kesilapan dan salah faham antara
anggota di dalam sesuatu jabatan/organisasi.
Bagi pengurusan atasan, tugas penyeliaan staf bawahan dapat dibuat dengan lebih mudah. Semakan terhadap Key
Perfomance Indicator (KPI) yang disenaraikan di dalam SOP boleh dijadikan aras untuk melihat pencapaian dan prestasi staff
di dalam melaksanakan sesuatu tugas atau aktiviti.

Melalui semakan semula KPI-KPI ini pula, prestasi dan pencapaian keseluruhan organisasi dapat dibuat dengan mudah dan
tepat.Staf-staf yang baru menyertai jabatan/organisasi mungkin akan menghadapi masalah berkaitan sesuatu tugas atau
pengurusan. Mereka boleh menyelesaikannya melalui penelitian dokumen SOP yang ada berkaitan bagaimana sesuatu aktiviti
atau langkah–langkah yang perlu dilakukan diambil tanpa perlu menganggu penyelia/pegawai.
Akhirnya, manfaat daripada SOP yang baik ialah ianya dapat mengurangkan kesilapan di dalam kerja, dapat menghasilkan
data-data berkualiti untuk perbandingan dengan lebih baik, berkredibiliti dan menepati undang-undang bagi sesuatu pelan
tindakan yang akan dirancangkan.

3 SK Permai Indah, 14000 Bukit Mertajam | Email: pba0028@jpnpp.edu.my |