Page 27 - E-BOOK KORESPONDENSI

C. Teknik menyampaikan pesan telepon
Berilah waktu kepada lawan bicara anda di telepon untuk mencatat pesan yang ingin anda
sampaikan. Saat anda mendiktekan nama-nama atau angka-angka, berilah jeda sejenak pada
potongan kalimat untuk memberikan waktu kepada lawan bicara anda mencatat pesan tersebut.

D. Teknik mengakhiri panggilan telepon keluar
Apabila semua data yang dibutuhkn sudah diperoleh, untuk mengakhir pembicaraa, segera
ucapakan terimakasih.
Contoh:”Terimakasih atas segala informasi Bapak, Selamat pagi.”
Setelah pembicaraan usai, segera letakkan gagang pesawat telepon dengan hati-hati dan
perlahan agar menimbulkan kesan yang baik terhadap penerima telepon.

Langkah-Langkah dan Teknik Menerima

Panggilan Telepon Masuk

1.Langkah-Langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk
a. Siapkan alat tulis (pensil atau bolpoin) dan buku catatan (block note atau spiral book). Alat tulis
dan buku catatan harus selalu tersedia di atas meja kerja, sehingga seorang administrasi kantor
atau sekretaris tidak perlu membuangbuang waktu hanya untuk menacri kertas dan alat tulis. Hal
ini sangat berguna apabila ada pesan dari penelepon yang perlu dicatat.
b. Jangan biarkan telepon bordering lebih dari tiga kali. Citra perusahaan dapat pula tercermin
dari bagaimana para karyawan menaggapi dering telepon masuk.
c. Setelah panggilan telepon masuk diangkat, selanjutnya sampaikan salam sesuai waktu,
sebutkan nama perusahaan anda, lalu nama anda, dan tawarkan bantuan. Contoh :”Selamat pagi,
PT Prima, dengan Ani. Ada yang bisa saya bantu?”, atau “PT Prima, selamat siang, dengan Novi,
ada yang bisa saya bantu?”
d. Apabila panggilan telepon masuk tersebut untuk staf administrasi kantor/sekretaris, maka
setelah penelepon menyampaikan akan bicara dengan staf administrasi kantor/sekretaris,
tanganilah langsung tanpa memberitahukan atasan.
e. Menerima panggilan telepon masuk untuk atasan:
1) Apabila atasan ada di tempat
·Setelah penelepon menyampaikan permohonan untuk berbicara “Bisa bicara dengan Bapak/Ibu
…(nama atasan)?”, tanyakan identitas instansi/perusahaan dan keperluan si penelepon.
Contoh:
-“Maaf, dengan Bapak/Ibu siapa saya berbicara, dan dari mana, Pak/Bu?”
-“Saya berbicara dengan Bapak/Ibu siapa dan dari instansi/perusahaan apa?”
-Setelah penelepon menjawab, selanjutnya tanyakan “Boleh saya tahu ada keperluan apa,
Pak/Bu?”
·Setelah penelepon menyampaikan identias dan perusahaannya, kemudian mintalah waktu
untuk konfirmasi, dahulu dengan atasan anda.
Contoh :
-“Bisa ditunggu, Pak/Bu, saya akan sambungkan dengan Bapak/Ibu …(nama atasan).”
-“Sebentar, Pak/Bu, saya akan sambungkan dengan Bapak/Ibu …(nama atasan).”