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10. COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Para crear varios documentos a la vez podemos usar la combinación
de correspondencia.
Con esta función podemos crear etiquetas, cartas, sobres y mensajes
de correo. Estos documentos tienen el diseño, formato, texto y gráficos
similares, pero se pueden personalizar algunas partes.
En primer lugar, tenemos que preparar los datos en nuestro
documento Excel para iniciar la combinación de correspondencia. Este paso
es el más importante ya que es donde vamos a configurar y preparar los
datos.
Para preparar con éxito los datos hay que tener en cuenta lo
siguiente:
▪ ▪ Los nombres de columna de la hoja de cálculo tienen que
coincidir con los nombres de campo que queremos que
aparezcan en la combinación de correspondencia. Por ejemplo,
para dirigirse a los lectores por su nombre en el documento,
deberá separar columnas de nombre y apellidos.
▪ ▪ Todos los datos que queremos combinar tienen que aparecer
en la primera hoja de la hoja de cálculo.
▪ ▪ Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos
postales deben tener el formato correcto en la hoja de cálculo
para que Word pueda leer correctamente los valores.
▪ ▪ Tenemos que guardar la hoja de cálculo de Excel que usaremos
en la combinación de correspondencia en nuestro equipo local.
▪ ▪ Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan
antes de que se conecte a su documento de combinación de
correspondencia en Word.
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