Page 72 - E-Modul

Penggunaan peralatan dan perlengkapan kantor merupakan aspek yang harus
diperhatikan. Untuk itu Pemilihan peralatan kantor sangat penting untuk diperhatikan

karena peralatan kantor yang baik akan memberikan dampak yang besar bagi

produktivitas kerja di perusahaan. Selain itu memilih peralatan kantor yang tepat dan
memiliki kualitas baik akan membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien, baik

dari segi tenaga, biaya, maupun waktu pengerjaannya.

Dalam memilih peralatan kantor yang tepat, terdapat beberapa hal yang harus

diperhatikan, yakni sebagai berikut.
1. Tentukan tujuan penggunaan peralatan yang disesuaikan dengan jenis pekerjaan.

Misalnya, untuk membantu dalam proses pencatatan dan pengetikan dokumen, maka
diperlukan alat untuk mengetik, Contohnya seperti mesin tik, komputer ataupun

laptop.
2. Menganalisis peralatan yang hendak di beli, mulai dari nama barang, tipe,

spesifikasi, merk, kualitas peralatan, harga, jumlah yang dibutuhkan, hingga garansi.

Contohnya, ketika hendak membeli mesin printer untuk kebutuhan kantor, tentu
yang dipilih adalah mesin printer dengan spesifikasi yang cukup lengkap,

berkualitas baik, memiliki harga yang tidak terlalu tinggi ataupun terlalu rendah,
serta tahan lama atau tidak mudah rusak.

3. Memperhatikan segi efektivitas. Ketika memilih peralatan kantor, tentu perusahaan

menginginkan peralatan yang efektif dalam mendukung pekerjaan dan aktivitas
perusahaan. Sebagai contoh adalah perusahaan dengan sistem penerangan yang

cukup baik dan mendapat pencahayaan yang cukup dari luar tidak lagi memerlukan
penerangan tambahan, seperti standing lamp atau lampu ornamen meja. Selain boros

energi dan biaya penggunaan lampu tambahan juga tidak efektif karena akan jarang

digunakan oleh para pegawai.
4. Peralatan kantor disesuaikan dengan pekerjaan dan kemampuan pegawai. Peralatan

kantor dapat dikatakan efektif jika dapat membantu penyelesaian pekerjaan dengan
baik dan dapat dioperasikan oleh para pegawainya. Contohnya seperti pekerjaan

seorang sekretaris yang mengharuskannya untuk dapat mengetik dan membuat
dokumen secara tepat dan cepat. Untuk itu, seorang sekretaris harus menguasai

62

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X