Page 133 - GENEL MÜDÜR EL KITABI

Doküman No : YS.PR.02

Sayfa No : 2/2
KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ Yayın Tarihi : 12.04.2010

Revizyon No. : 06
Revizyon Tarihi : 01.03.2018

Elektronik ortamında tutulan kayıtlar, tüm sistem tarafından Server ‘da bulunan Network sistemi ile günlük

olarak back - up alınır. Profesyonel back - up sistemleri ile yedekleme yapılır ve hard diskler üzerinde
silinmeyecek şekilde muhafaza edilir.
Bütün departman sorumluları, kendi işleri ile ilgili kayıtları tutmaktan, saklamaktan ve gerektiğinde ibraz

etmekten sorumludur. Yazılı kayıtlar aşağıdaki şekilde saklanır:
On iki aylık açık tesislerimizde kalite kayıtları yıl sonuna kadar, sezonluk açık tesislerimizde sezon sonuna kadar
aktif arşivde saklanır. Aktif arşiv ömrü dolan kayıtlar pasif arşive kaldırılır. Pasif arşiv süresi tüm kalite kayıtları ve
laboratuvar analiz raporları için 4 yıldır. Pasif, aktif arşiv süresi toplamda beş yıldır.

Saklama süreleri yasalarla tarif edilmiş bütün kayıtlarda mevzuat hükümleri arşiv süresidir.
Arşivde bulunan tüm klasörler ya da klasörlerin yerleştirildiği koliler tanımlı olmalıdır. Arşivde bulunan
dokümanlar yıl ve cinslerine göre sıralanır.
5.3 Kayıtların Korunması

Bütün departman sorumluları, kendi kayıtlarının hem aktif hem pasif arşiv süresince kilitlenebilir bir yerde ve
muhtemel bozulmalara (nemlenme, yangın, yırtılma vb.) karşı önlem alınmış halde muhafaza etmekten
sorumludur.
5.4 Kayıtlara Ulaşım

Bütün kalite kayıtları, kaydı tutulacak işi tanımlayan dokümanla birlikte YS.PR.01 Dokümanların Kontrolü
Prosedürü’nde tarif edildiği gibi ilgili departmanlara yayınlanır. Yayınlanan kayıt dokümanı yayın tarihinden
itibaren kullanılır.

5.5 Kayıtların Elden Çıkarılması
Muhasebe ve personel kayıtları yasal saklama sürelerinin sonunda kesilerek imha edilir. Elden çıkarılan kayıtlar,
pasif arşiv süresi sonunda geri dönüşüm için kağıt atık alanına atılır.
İmha edilen kalite kayıtları, YS.PR01.FR01 Kayıt İmha Tutanağı ile kayıt altına alınır.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
YS.PR.01 Dokümanların Kontrolü Prosedürü
YS.PR01.FR01 Kayıt İmha Tutanağı

Hazırlayan Onaylayan