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Mettre en œuvre & accompagner

Comment conduire une réunion projet ? 60

OBJECTIFSBJECTIFS
O
• Créer une dynamique au sein du groupe des participants
• Échanger & partager des informations
• Résoudre un problème ou chercher des idées, des solutions
• Décider

P
PRINCIPESRINCIPES
• Inviter les participants, en réfléchissant au rôle de chacun
• Prévoir un lieu adapté et les outils nécessaires (tableau, paperboard, barco…)
• Introduire pour clarifier et mettre en confiance
• Définir le cadre & les objectifs à atteindre dans un temps imparti
• L’animateur est garant du respect de l’ordre du jour et du temps de parole de
chacun, sans pour autant influencer sciemment les participants
• Conclure pour s’assurer que tous partagent la même vision des décisions prises ou des
choix effectués

Rôle et fonctions de la réunion de travail
Ceux qui ne sont pas capables d'apprendre des réunions passées sont condamnés à les recommencer. Loi de Mc
KernanUn instant privilégié

Au cours d'un projet, les réunions de travail sont des instants privilégiés. Encore faut-il qu'elles soient
opportunes et productives. Lorsque la réunion de projet se déroule correctement, elle joue le rôle non
négligeable de rephasage des acteurs projets sur les enjeux réels et poursuivis. Les réunions de travail
régulièrement tenues sont en effet essentielles pour accéder et maintenir dans la durée la synergie du
groupe.

Ce n'est pas un interrogatoire

Les réunions de travail n'ont pas toujours la meilleure renommée. Bien souvent, et ce plus
particulièrement au sein de structures verticalisés et autoritaires, les réunions de travail sont
essentiellement utilisées pour rendre compte de l'activité des acteurs de terrain, voire culpabiliser et
mettre la pression.Rien de bien positif. Avancement nul. Il est inutile de multiplier de telles réunions. C'est
d'ailleurs dans ces cas précis qu'elles sont dénigrées, jugées à juste titre comme une perte de temps, un
produit de la "réunionite aigüe".

Pour une prise de décision en groupe
La durée d'une réunion croit avec le carré du nombre de participants. La productivité de la réunion décroit avec le
carré du nombre de participants. Loi de Eileen ShanahanEn revanche, dans les structures dynamiques et
autonomes comme celles que l'on préconise au fil de ces pages, la réunion bien conduite remplit
réellement son rôle. Elle permet de consolider la force d'une équipe en débusquant et en éclairant les
zones d'ombre et en facilitant la prise de décision en groupe.

La réunion est en effet essentielle pour un pilotage efficace du projet. Elle assure un traitement des
problèmes dans ses trois phases :
• Prévention

• Détection
• Action