Page 21 - KORESPONDENSI BISNIS E-MODUL

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

A. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Surat permintaan penawaran merupakan surat yang memuat informasi khusus tentang barang
dan jasa yang akan diperjual-belikan. Surat permintaan penawaran dibuat dan dikirim oleh calon
pembeli kepada penjual agar penjual secara resmi dapat mengirimkan penawaran produknya
kepada calon pembeli. Sehingga dalam surat permintaan penawaran, calon pembeli akan
mendapatkan balasan atau jawaban atas terkirimnya surat permintaannya dengan surat penawaran
yang berisi informasi produk yang dikirimkan oleh penjual. Keterangan dan informasi yang
biasanya ingin diperoleh pembeli adalah daftar harga dan data tentang barang.

Secara umum surat permintaan penawaran memiliki tujuan untuk memperoleh dan memberi
informasi mengenai suatu produk. Meskipun terkesan sama tetapi surat permintaan dan surat
penawaran memiliki perbedaan yang dapat dilihat dari fungsinya. Fungsi utama surat permintaan
penawaran bagi calon pembeli adalah dapat melakukan pertimbangan terlebih dahulu sebelum
melakukan pembelian produk, sedangkan penjual dapat menawarkan secara khusus produknya
kepada pembeli. Bahkan terkadang pada saat mengirim balasan surat permintaan, penjual akan
memberikan potongan harga besar apabila calon pembeli membeli produk dalam jumlah yang
banyak.

Beberapa informasi yang diharapkan calon pembeli dalam balasan surat penawaran, antara lain:

▪ Nama atau jenis barang yang dibutuhkan
▪ Detail barang yang dibutuhkan. Misalnya : tipe, ukuran, kualitas atau mutu, keistimewaan,
dll.
▪ Harga serta minimal jumlah pembelian (apabila ada dapat mencantumkan potongan harga)
▪ Syarat dan ketentuan pembayaran (tunai atau kredit) serta jangka pembayaran apabila
menggunakan kredit
▪ Cara pengiriman dan penyerahan barang, serta pelayanan yang dapat diperoleh pembeli
(misal : servis, garansi, fasilitas, dll.)
▪ Keterangan teknis, perawatan barang, serta mekanisme penggunaan barang

Selain daftar harga dan detail barang, dalam surat penawaran dapat dimintai beberapa
keterangan lengkap yang berhubungan dengan barang yang dibutuhkan. keterangan tersebut dapat
berupa : sampel, katalog, leaflet, booklet, dan brosur. Berikut ini penjelasan masing-masing bentuk
keterangan tersebut:

1. Brosur
Brosur merupakan salah satu media promosi yang marak digunakan masyarakat luas. Brosur

12