Page 131 - การจัดการเอกสาร
P. 131
~ 126 ~
1. น าเอกสารที่จะจัดเก็บ ใส่ลงไปในเครื่องอิเล็กทรอนิกส์สแกนเนอร์ ซึ่งจะใส่ครั้งละแผ่นหรือจะใส่
ลงไปหลายๆ แผ่นก็ได้ ซึ่งเครื่องอิเล็กทรอนิกส์นี้จะเปลี่ยนข้อมูลจากภาพ เป็นข้อมูลด้านคอมพิวเตอร์ไปเก็บไว้
ในหน่วยความจ า
2. ก าหนดชื่อหรือเรื่อง หรือปรับแต่งรูปเอกสารให้ได้รูปแบบตามที่ต้องการ เพื่อประโยชน์ในการที่จะ
พิมพ์ออกมาใช้ให้ได้ขนาดที่เหมาะสม
3. ผู้ปฏิบัติสามารถสั่งให้เครื่องบันทึกข้อมูลเอกสารตามที่สั่งลงไปในส่วนกรรมวิธีในเครื่อง
คอมพิวเตอร์ซึ่งส่วนนี้จะท าหน้าที่แปลค าสั่งและบันทึกไว้ทั้งหมดในแผ่นเก็บข้อมูล ซึ่งจะเก็บไว้ได้จ านวนมาก
4. เมื่อผู้ด้องการจะตรวจสอบหรือค้นหัวข้อเรื่องใดๆ ก็สามารถเรียกหัวเรื่องหรือชื่องานที่ระบุไว้นั้นได้
เรื่องที่ต้องการจะปรากฏขึ้นบนจอโดยรวดเร็วและชัดเจน
5. เมื่อต้องการจะสั่งให้เครื่องพิมพ์เอกสารออกมาเป็นต้นฉบับตามที่เก็บไว้นั้นเครื่องจะปฏิบัติตาม
โดยเร็วอีกด้วย
เครื่องคอมพิวเตอร์
8.3 การเก็บข้อมูลระบบไมโครฟิล์ม
การเก็บข้อมูลในระบบไม่โครฟิล์ม เป็นการประมวลข้อมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีมานานแล้วเมื่อ
สมัยสงครามโลก ซึ่งในสมัยนั้นได้ใช้ไมโครฟิล์มในงานการท าจารกรรม แต่ต่อมาได้มีผู้คิดค้นและตัดแปลง
วิธีการน าเอาไมโครฟิล์มมาใช้ประโยชน์เก็บข้อมูลต่างๆ
กล่าวกันว่า การใช้ไมโครฟิล์มเก็บข้อมูล จะลดเนื้อที่เก็บเอกสารได้ถึง 94 เปอร์เซ็นต์" ซึ่งนอกจากจะ
ท าให้ประหยัดเนื้อที่จัดเก็บเอกสารแล้วนั้น การใช้ไมโครฟิล์มช่วยในการเก็บจะท าให้รักษาความลับได้เกือบ
ร้อยเปอร์เซ็นต์ทีเดียว
