Page 45 - การจัดการเอกสาร

~ 40 ~

ผู้เก็บเอกสารชนิดเคลื่อนที่ได้ ในปัจจุบันนิยมใช้กันมากเพราะได้มีการผลิตมาจ าหน่ายกันบ้างแล้วมีทั้ง
ชนิดมีลูกล้อและรางเลื่อน ถ้าการเก็บเอกสารมีงานมากหรือมีเอกสารมาก ก็ต้องใช้คู้ประเภทนี้ แต่ราคา

ค่อนข้างแพงเกินไป
ปัจจุบันได้มีการน าวิธีการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบไมโครฟิล์มและไมโครฟิชมาใช้ นอกจากนั้นระบบ
เก็บเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ก็มีความส าคัญและเหมาะสม อุปกรณ์เก็บเอกสารที่ไม่สู้จะจ าเป็นนัก เช่น ที่เก็บ
เอกสารแบบหมุนได้ ที่เก็บเอกสารแบบเคลื่อนที่ได้ ที่วางเอกสารแบบแขวน เป็นต้น

เครื่องผลิตและเก็บเอกสารระบบไม่โครฟิล์ม เอกสารที่มีความจ่าเป็นจะต้องเก็บไว้เป็นระยะเวลา

ยาวนาน และมีความจ าเป็นอย่างยิ่ง อาจจะใช้เครื่องมือเก็บเอกสารที่ทันสมัยเข้ามาช่วยในการเก็บ นั่นก็คือ
การน าเอาระบบไมโครกราฟฟิกมาใช้ ซึ่งระบบนี้จะสามารถประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บเอกสาร เพราะเครื่อง
ดังกล่าวจะสามารถถ่ายย่อส่วนจากต้นฉบับเดิมลงในไมโครฟิล์มและน่าไปอ่านในเครื่องอ่านอีกขั้นตอนหนึ่ง

ภายหลังจากไมโครฟิล์มได้ผ่านกรรมวิธีล้างด้วยเครื่องล้างมาแล้ว
เครื่องจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์ การเก็บเอกสารชนิดนี้ ข้อมูลที่ต้องการเก็บจะถูกบรรจุ
ด้วยเครื่องที่เรียกว่า สแกนเนอร์ โดยการท าบันทึกลงในแผ่นเก็บข้อมูล (แผ่นดิสก์) เมื่อต้องการข้อมูลใดๆ ก็ใส่
แผ่นดิสก์ลงไปตามรหัสของแผ่นดิสก์หรือเรื่องราวที่ต้องการ เครื่องจะน าข้อมูลในแผ่นดิสก์แสดงที่จอภาพ และ

เมื่อต้องการส าเนาของข้อมูลนั้น ก็กดปุุมสั่งให้เครื่องท่าข้อมูลบันทึกลงในแผ่นกระดาษได้ การเก็บข้อมูลวิธีนี้
เหมาะที่จะใช้ตามโรงพยาบาลมาก