Page 82 - การจัดการเอกสาร
P. 82
~ 77 ~
2) การใช้แฟูมวันที่ ( Dared Folders) เพื่อการติดตาม แฟูมวันที่นี้จะมีปุุมที่เลื่อนไปมาได้ (Signal)
สวนขอบบนของแฟูมจะมีตัวเลข 1-31 เรียงจากซ้ายไปขวา เมื่อพนักงานไดยืมเอกสารไปแล้วบัตรยืมจะถูกไส
ลงไปในแฟูมวันที่ และเอกสารจะถึงก าหนดส่งคืนวันที่เท่าใด ก็เสียบปุุมสัญญาณ ( Signal)ไปให้ตรงกับวันที่
ขอบแฟูมนั้น เพื่อเตือนพนักงานเอกสารให้ทราบว่า ถึงก าหนดจะต้องเตือนให้สงเอกสารตามวันที่ตามปุุม
สัญญาณนั้น
6.2.11 การโอนเอกสาร
การโอนเอกสาร คือ การที่พนักงานเก็บเอกสารย้ายเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จแล้วหรือไม่ค่อยได้ใช้ ไปเก็บ
ในแหล่งเก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ หรือย้ายเอกสารไปไว้ในแหล่งเก็บเอกสารโอน เพื่อให้มีที่ว่างส าหรับเก็บ
เอกสารได้สะดวก เอกสารในแฟูมไม่แออัดหรือท าให้ยากล าบากในการเก็บคัน เมื่อโอนย้ายเอกสารอ อกไปแล้ว
แหล่งเก็บเอกสารจะมีที่ว่างไว้เก็บเอกสารใหม่ต่อไป
เอกสารที่โอนหรือย้ายจากแหล่งเก็บเอกสารนี้ อาจจะมีประโยชน์เมื่อต้องการใช้ในภายหน้า จึงมีการ
โอนก่อนจะท าลายเอกสารทิ้งไป
1. ประโยชน์ของการโอนเอกสาร การโอนเอกสารจะช่วยให้พนักงานจัดเก็บเอกสารได้รับประและ
เพิ่มประสิทธิภาพของการจัดการเอกสารโดยสรุปดังต่อไปนี้
1)จะท าให้ลดจ านวนเอกสารในแหล่งเก็บให้น้อยลงท่าให้สะดวกในการเก็บค้น
2) การโอนเอกสารช่วยลดค่าใช้จ่าย เพราะลดเอกสารจากแหล่งเก็บเอกสารที่มีค่าสูง โอนไปสู่แหล่ง
เก็บเอกสารที่ไม่ต่อยได้ใช้ ซึ่งเป็นอุปกรณ์ที่มีราคาถูกกว่า
3) การโอนเอกสารแทนการท าลายเอกสารนั้น จะช่วยให้สามารถน าเอกสารในแหล่งเก็บ เอกสารโอน
มาใช้ได้เมื่อต้องการในภายหน้า
