Page 170 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

Persiapan Transportasi
Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan,
diperlukan persiapan transportasi dan akomodasi (penginapan) yang matang. Berikut
penjelasannya :

Perjalanan dinas menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)
> Perjalanan dinas menggunakan mobil
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan mobil, antara lain :
1. Surat-surat, seperti SIM, STNK, Kartu Asuransi, KTP, dan surat-surat lainnya.
2. Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
3. Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal
pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
4. Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan
dinas.
> Perjalanan dinas menggunakan kereta api
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kereta api, yakni:
1. Usahakan mendapat tiket kereta api sebelum jadwal penerbangan.
2. Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan
kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan
keberangkatan.
3. Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal
kertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
4. Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan
dinas.

Perjalanan dinas menggunakan transportasi laut (kapal laut)
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kapal laut, yakni:
1. Dapatkan tiket kapal laut sebelum jadwal keberangkatan.
2. Konfirmasi kepada petugas, dari pelabuhan mana keberangkatannya.
3. Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar
negeri).
4. Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
5. Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan
dinas.
6. Usahakan ada penjemputan di pelabuhan tujuan.
7. Menyiapkan rencana perjalanan.

Perjalanan dinas menggunakan transportasi udara (pesawat terbang)
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan pesawat, yakni:
1. Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
2. Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (perjalanan ke luar negeri).
3. Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
4. Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah
ditentukan.
5. Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan
dinas.
6. Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
7. Menyiapkan rencana perjalanan.

Teori dan Praktik Perkantoran 164