Page 14 - E-Modul Penyelenggaraan Rapat

2. Cara Menyiapkan Surat Undangan Rapat

Selain menyiapkan daftar hadir, panitia rapat juga harus

mempersiapkan konsep surat undangan dengan baik. Pertama

periksa dan pertimbangkan kembali daftar peserta yang harus
diundang dalam rapat. Kedua konsultasikan masalah pihak yang

diundang tersebut kepada atasan. Ketiga minta saran kepada
atasan untuk siapa yang akan ditunjuk sebagai pemimpin dalam

rapat.

Setelah konsep surat undangan selesai dibuat, terdapat hal
yang masih perlu dipersiapkan, antara lain sebagai berikut.

a. Menyiapkan daftar nama peserta rapat yang diundang

b. Memastikan jumlah surat undangan sesuai dengan jumlah dan

tujuan rapat
c. Memastikan bahwa penulisan nama peserta rapat dalam surat
undangan sudah tepat.

d. Membakukan format dan isi undangan

3. Pembuatan Surat Undangan Rapat

a. Penetapan waktu dan tempat rapat

Penetapan waktu dan tempat rapat harus

dilakukan dengan sepengatuhuan pimpinan rapat,

bertujuan untuk meminimalkan jumlah ketidakhadiran

peserta rapat.

b. Penetapan cara pengiriman surat undangan rapat

Surat undangan rapat harus diterima oleh

peserta rapat beberapa hari sebelum dilaksanakannya

rapat. Ditentukan juga media untuk mengirim surat

undangan rapat tersebut baik secara fisik maupun

digital.