Page 14 - TheMost

o tym siĘ mówi
PaPierowy obieg dokumentów Powoli odchodzi do lamusa. nowy workflow lada moment zacznie obowiązywać również w mostostalu. Już w styczniu zostanie uruchomiony elektroniczny obieg dokumentów w systemie intense. nikt się Przed tym nie uchroni, ale sPokoJnie – nie taki diabeł straszny (Jak go maluJą).
Wostatnim czasie nastąpiła
u nas kumulacja wdrożeniowa. Wprowadzane są nowe systemy, z których jesteśmy zobowiązani korzystać na co dzień.
W listopadzie przywitał nas Outlook,
w grudniu przyszła pora na intranet,
a w styczniu będziemy już raczkować
w elektronicznym obiegu dokumentów. Ktoś może zapytać, po co to nam skoro dajemy sobie radę z papierami?
Oszczędności i optymalizacja
Korzyści biznesowych jest wiele. Przekładają się one zarówno na pracę pracownika, zespołu, jak i rmy. Przede wszystkim zyskujemy łatwiejszy, szybszy dostęp do informacji, które zgromadzone są w uporządkowanych archiwach. Elektroniczny obieg dokumentów pozwoli nam m.in.:
przyspieszyć procesy decyzyjne
i delegowanie zadań, wyeliminować uginające się od segregatorów półki z dokumentami, wyczyścić biurko ze zbędnych papierów,
usprawnić przepływ informacji
w rmie,
uniknąć gubienia dokumentów, dotrzymywać terminów,
szybciej i łatwiej odnaleźć archiwalne dokumenty.
Spokojnie, nie wszystko na raz
System Intense docelowo ma objąć wszystkie jednostki organizacyjne
w rmie. Uspokajamy, z uwagi na globalny charakter zmian wdrożenie będzie przebiegać etapami. Pod koniec stycznia rozpocznie się pierwszy etap
nowy obieg
dokumentów
SyStem IntenSe obejmuje:
przejścia, który obejmie procesy nieprodukcyjne, czyli np. zamówienia wewnętrzne, wnioski administracyjne czy sprzęt. Potem elektroniczny obieg zostanie rozszerzony o produkcję –
to właśnie wtedy wszystkie faktury będą wędrować po rmie drogą elektroniczną.
Zanim system zacznie w pełni działać, wszyscy pracownicy będą mieli do dyspozycji jego instrukcję obsługi. Przygotowane zostaną również spersonalizowane webinaria, które ułatwią pracę w nowej formule
i pozwolą wyjaśnić wszelkie wątpliwości związane z funkcjonalnościami nowego systemu.
Praca zespołowa
Na proces wdrożenia systemu, który docelowo obejmie całą rmę, składa się praca wielu jednostek organizacyjnych. Skala projektu jest olbrzymia, a grono osób zaangażowanych w rozwój elektronicznego obiegu dokumentów
proces oceny ryzyk
opiniowanie dokumentów
procesy administracyjne, w tym kancelarię
i zamówienia
proces związany z kartą projektu
plan zakupów
procesy związane z wyborem dostawców, w tym formularz www
obieg faktur i delegacji
procesy kadrowe
gwarancje bankowe
14