Page 18 - Журнал №4 (159)
P. 18
¹4 (159) Руководителю
Основные требования к кандидату: привлекательная справочной и иной документации компании;
внешность, возраст от 22 до 27 лет, опыт работы не- при необходимости подготовка презентаций и проек-
обязателен, владение оргтехникой. тов документов, редактирование писем, автором кото-
Необходимо отметить что исходя из описания основного рых является руководитель компании;
функционала рассмотренных административных долж- работа с корреспонденцией: сортировка по степени
ностей, между ними есть существенное различие: важности и срочности, запрос необходимых отчетов
основной задачей секретаря является управление в установленные сроки.
информационным потоком, а личного помощника -
управление продуктивностью руководителя. Тайм-менеджмент:
составление рабочего графика руководителя и внесе-
Обязанности личного помощника руководителя ние его в планер, ранжирование задач по приоритет-
1. Общие обязанности ассистента ности;
Перечень функциональных обязанностей данной кате- своевременное информирование шефа о предстоящих
гории работников достаточно обширен и содержит сле- задачах, напоминание о дедлайнах, уведомление о
дующие пункты: деловых встречах и поездках;
формирование графика рабочего дня руководителя: оптимальная организация рабочего времени руко-
составление расписания деловых встреч, организа- водителя компании;
ция поездок, оформление командировок, подготов- составление собственного рабочего расписания.
ка к подписанию служебной документации;
организация и поддержание комфортного рабочего Организация рабочих мероприятий:
места босса: поддержание чистоты, тишины, беспе- подготовка к проведению рабочих совещаний, пре-
ребойной работы необходимой оргтехники; зентаций, встреч и переговоров с участием руко-
работа с документооборотом руководителя и рас- водителя;
пределение потока звонков; протоколирование, рассылка приглашений участ-
проведение первичных переговоров, отработка за- никам мероприятий, подготовка и предоставление
информации по итогам состоявшихся встреч всем
просов линейных руководителей; заинтересованным лицам;
поддержание психологического комфорта руково- организация служебных командировок руководи-
дителя на высоком уровне: составление удобного теля.
рабочего графика, напоминание о важных встречах
и мероприятиях, поиск и предоставление запро- Выполнение функций заместителя (функций второго
шенной информации в удобном для него формате. лица:
В некоторых компаниях личный помощник руководи- обладать достаточным уровнем компетенций в раз-
теля также отвечает за весь документооборот органи- личных сферах и областях, быть всесторонне разви-
зации, а иногда и руководит секретариатом. тым;
иметь способность управления: оказывать воздейст-
2. Дополнительные функции ассистента вие как на рядовых сотрудников, так и на руково-
Как правило, перечень обязанностей помощника гораздо дящий состав компании, обеспечивая тем самым
шире, чем у администратора или секретаря. Возло- своевременное выполнение поставленных задач под-
жение на него дополнительного функционала - обыч- разделениями;
ное дело. руководить отдельными бизнес - проектами;
Зачастую для того, чтобы занять должность личного по- не бояться брать на себя ответственность и в дальней-
мощника, требуется отыскать человека с большим коли- шем отвечать за свои слова и действия;
чеством разноплановых способностей и талантов. Он
должен обладать отличными коммуникативными навы- самостоятельно решать ряд вопросов, относящихся к
ками, уметь переводить документы с иностранного бизнесу;
языка или выполнять функцию переводчика на деловой давать выступления от лица руководителя и уметь
встрече руководителя с партнерами, если это подраз- проводить корректные торги;
умевается кругом обязанностей. Также личный асси- представлять первое лицо компании на бизнес-ме-
стент должен быть тем человеком, которому можно, не роприятиях, озвучивать его позицию и отвечать
опасаясь, доверять конфиденциальную информацию. на вопросы.
Кроме этого на него часто возлагаются задачи по реше-
нию бытовых потребностей директора компании: орга- Управление секретариатом:
низация питания, оформление поездок (заказ билетов, обеспечивание бесперебойного функционирования ка-
гостиничного номера, трансфера, составление необхо- бинета босса и его приемной;
димых сопутствующих документов). То есть каждый оперативное решение вопросов, касающихся техни-
руководитель предъявляет индивидуальные требования ческого обеспечения, выполнение работ по оформ-
к кандидату на должность своей «палочки-выруча- лению договоренностей с поставщиками;
лочки» и «правой руки». проведение закупок для организуемых мероприятий,
3. Подробный разбор обязанностей постановка задач водителям и курьерам, контроль
Ведение документации: их деятельности;
совмещение функций офис - менеджера.
работа с документами - грамотное составление орга-
низационной, распорядительной, информационно- Продолжение читайте в следующем номере журнала №5 (159)...
16
