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Sistema para el departamento de juntas de la Dirección Regional de Educación Occidente

Sistema de cómputo para el departamento de juntas de la Dirección Regional de Occidente (DREO)

Introducción

La contabilidad y el control financiero, son elementos claves en el correcto funcionamiento de cualquier organización, ya
sea empresarial, gubernamental o de otro tipo. Es importante llevar un registro preciso y actualizado de los ingresos y
gastos para toma de decisiones informadas que garanticen la solvencia y transparencia en la gestión contable. Los saldos
contables que se administren en un determinado período, son fundamentales para detectar y corregir cualquier
desviación o error en los informes financieros, por ende, la información entre saldos reportados al inicio y final de un
período, permiten controlar ingresos y gastos correctamente registrados. Este tipo de control y seguimiento de la
información, en las diferentes fuentes de ingreso, es fundamental para mantener una gestión financiera sana y eficiente.
En la DREO, existen 185 juntas administrativas que abarcan 200 instituciones educativas. Las mismas, están manejadas
por 22 contadores, quienes se encargan de enviar cada trimestre, los archivos contenedores de información contable.
Es crucial para el departamento de juntas de la DREO, contar con un sistema que le permita realizar comparaciones entre
las diferentes fuentes de ingresos, especialmente cuando se deben analizar muchos archivos. Así pues, la elaboración de
una herramienta eficiente y automatizada que realice tareas de esta magnitud, garantiza una correcta gestión financiera y
un control más eficiente, para la toma de decisiones informadas y actualizas.

Descripción de Sistema de cómputo para el departamento de juntas de la DREO

El sistema, que se elaboró para el departamento de juntas de la DREO, está compuesto por dos aplicaciones, Aplicación 1
y Aplicación 2. Estas aplicaciones se desarrollaron en el lenguaje de programación “VBA”, Visual Basic para aplicaciones y
fueron elaboradas en un tiempo aproximado de 11 meses; 6 meses para la Aplicación 1 y 5 meses para la Aplicación 2. El
período empleado, estuvo sujeto a solicitudes, indicaciones y menesteres del personal administrativo a cargo. Ambas
aplicaciones ayudan a procesar la información contable y automatización de tareas y funciones que facilitan la revisión,
prevención y análisis de archivos procesados. Integradamente, las dos aplicaciones constituyen un sistema de cómputo
que interactúa en el manejo y control de más de 200 archivos de Excel contenedores de los informes trimestrales, con los
saldos contables de todas las fuentes presupuestarias que subsidian las distintas instituciones educativas de la región.

Descripción de la Aplicación 1

Realiza una detección temprana con marcación de errores, suma todas las fuentes y compara con la conciliación de los
saldos en libros, en cada uno de los informes dentro de los archivos recibidos cada trimestre; así mismo, contribuye en la
generación de archivos con extensión csv, que serán ingresados en una base de datos y la misma, manejará información
filtrada para proporcionar reportes contables específicos, por fechas, por códigos presupuestarios, entre otros.

Justificación de la Aplicación 1

La Aplicación 1 que se desarrolló, es muy importante para mejorar la precisión y eficiencia en la gestión contable. La
detección temprana de errores y la marcación de estos permitirán corregir desviaciones a tiempo, evitando así futuros
problemas y garantizando la integridad de los informes obtenidos. Sumar los saldos que se suministran en las fuentes
presupuestarias para efectuar las conciliaciones de saldos de los egresos e ingresos presentes en los archivos recibidos,
permitirá tener una visión completa y actualizada de las situaciones financieras presentes en las instituciones de la DREO.

Así mismo, la generación de archivos con extensión csv y su posterior ingreso en una base de datos, permitirá tener una
gestión más eficiente y organizada de la información, facilitando la incursión de reportes contables específicos por fechas,
por códigos presupuestarios, entre otros. Por tanto, la Aplicación 1, es fundamental para mejorar la precisión, eficiencia y
el análisis de información y contribuye a la toma decisiones estratégicas e informadas con una eventual mejora en
desempeño laboral de los funcionarios correspondientes.

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