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Gestión del tiempo en el trabajo

La gestión del tiempo es fundamental en una sociedad en la que vivimos
sobrecargados de tareas y distracciones, informalmente conocidos como “ladrones de
tiempo”. Con la gestión del tiempo nuestra productividad se dispara mejorando la
calidad del trabajo y, en última instancia, los beneficios generados para la empresa. A
nivel personal, una adecuada gestión del tiempo es esencial para mantener una
adecuada calidad de vida: la mala gestión del tiempo puede llegar a provocar estrés,
ansiedad y caos. En cuestiones laborales, una mala gestión del tiempo puede
desembocar en pérdidas económicas y de enfoque de la empresa.

En primer lugar, debemos trabajar en un entorno ordenado y organizado. No podemos
comenzar a hablar de la gestión y administración del tiempo si nuestra mesa de trabajo
está totalmente desordenada. Deberemos dedicar unos minutos, preferiblemente al
final de la jornada laboral, para recoger y clasificar documentos, folios y herramientas
de trabajo con el propósito de contar con un entorno organizado.

La agenda es nuestra mejor herramienta en la gestión del tiempo. Algo tan simple como
una libreta y una pluma nos permite planificar, organizar y priorizar todas nuestras
tareas, nuestro tiempo destinado para cada rol en los diferentes negocios que
manejaremos en ésta empresa, además de nuestras citas y nuestros compromisos.
Debemos tenerla siempre disponible para apuntar nuestros nuevos compromisos y
poder revisarla regularmente para recordarlos.

Paso previo a la planificación de las tareas es el establecimiento de los objetivos.
Estos deben ser ambiciosos pero también realistas y alcanzables para ser capaces de
motivarnos y estimularnos.

En función de los objetivos marcados planificaremos nuestras tareas y funciones. Es
recomendable identificar por adelantado las tareas a realizar cada semana (o cada
mes, en función de la magnitud del proyecto). Recordemos siempre realizar un objetivo
mensual a alcanzar en cada negocio, con su respectiva propuesta o guía de trabajo.

Con la agenda en la mano podremos priorizar. Dandole un orden de importancia a las
tareas podremos reservar el tiempo suficiente para realizar las importantes. Es
fundamental definir cuáles son las tareas prioritarias para asegurarnos de su ejecución.

Cuando ya tengamos tiempo asignado para realizar cada tarea prioritaria podremos
planificar la realización de las tareas no prioritarias. Siempre tenemos que contar con
un margen para afrontar posibles imprevistos. Es por ello de suma importancia que nos
marquemos tiempos y horarios para la realización de cada grupo de actividades.

Debemos conocer cuáles son nuestras horas de mejor rendimiento, en las que
estamos más concentrados, tenemos menos interrupciones. Intentaremos realizar las
tareas prioritarias en estos tiempos para realizarlas del modo más eficiente posible. Las
tareas no prioritarias las realizaremos siempre en nuestras franjas horarias de menor