Page 206 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 206
193
ระบบการท างานของพนักงานเก็บเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ระบบ
เก็บเอกสารด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์โดยทั่วๆ ไป จะช่วยให้สามารถ
ประหยัดเนื้อที่เก็บเอกสารและช่วยความจ าของพนักงานเอกสารได้เป็น
อย่างดี เอกสารจ านวนมากจะถูกส่งให้เก็บไว้ในส่วนรับข้อมูล โดยมี
ระบบควบคุมที่ดี
ขั้นตอนของการปฏิบัติงาน เมื่อพนักงานเก็บเอกสารตัดสินใจที่จะเก็บ
เอกสารไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ก็สามารถปฏิบัติได้ง่ายดาย ซึ่งขั้นตอน
ของการปฏิบัติงานมีดังต่อไปนี้
1. น าเอกสารที่จะจัดเก็บ ใส่ลงไปในเครื่องอิเล็กทรอนิกส์
สแกนเนอร์ ซึ่งจะใส่ครั้งละแผ่นหรือจะใส่
ลงไปหลายๆ แผ่นก็ได้ ซึ่งเครื่องอิเล็กทรอนิกส์นี้จะเปลี่ยนข้อมูลจากภาพ
เป็นข้อมูลด้านคอมพิวเตอร์ไปเก็บไว้ในหน่วยความจ า
2. ก าหนดชื่อหรือเรื่อง หรือปรับแต่งรูปเอกสารให้ได้รูปแบบ
ตามที่ต้องการ เพื่อประโยชน์ในการที่จะพิมพ์ออกมาใช้ให้ได้ขนาดที่เหมาะสม
3. ผู้ปฏิบัติสามารถสั่งให้เครื่องบันทึกข้อมูลเอกสารตามที่สั่งลง
ไปในส่วนกรรมวิธีในเครื่องคอมพิวเตอร์ซึ่งส่วนนี้จะท าหน้าที่แปลค าสั่งและ
บันทึกไว้ทั้งหมดในแผ่นเก็บข้อมูล ซึ่งจะเก็บไว้ได้จ านวนมาก
4. เมื่อผู้ด้องการจะตรวจสอบหรือค้นหัวข้อเรื่องใดๆ ก็สามารถ
เรียกหัวเรื่องหรือชื่องานที่ระบุไว้นั้นได้เรื่องที่ต้องการจะปรากฏขึ้นบนจอโดย
รวดเร็วและชัดเจน
5. เมื่อต้องการจะสั่งให้เครื่องพิมพ์เอกสารออกมาเป็นต้นฉบับ
ตามที่เก็บไว้นั้นเครื่องจะปฏิบัติตามโดยเร็วอีกด้วย
