Page 214 - โครงการการจัดการเอกสาร

201

2. ส่วนข้อมูล (DataArea)เป็นส่วนของข้อมูลที่ถูกบันทึกลงบน

แผ่นฟิล์มแล้ว ในส่วน DataAreaนี้หากมองดูด้วยตาเปล่าจะเห็นเป็น

ช่องๆ แต่ละช่องเรียกว่า กรอบ (Frame) ซึ่งแต่ละ Frame นั้นหมายถึง

ข้อมูลบนหนึ่งหน้ากระดาษขนาด 15 x 11 ซึ่งจะสามารถบันทึกข้อมูลได้

ถึง 207-269 หน้ากระดาษต่อแผ่นฟิช(207- 262 Frames Per Fiche)

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอัตราการย่อส่วนในการบันทึก โดยที่เครื่องจะท าการจัด

วางต าแหน่งของข้อมูล (Gird Location) แบ่งออกเป็นแนว (Row) และ

ช่อง (Column) เพื่อใช้อ้างอิงในการท ากรอบดัชนี(Index Frame)

ตัวอย่างเช่นข้อมูลที่อยู่ในแถวE(Row E) และช่อง01 (Column 01) จะมี

(Grid Location) คือ Eo1 เป็นต้น

3. ส่วนที่ท าดัชนี (Index Area)เป็นส่วนที่จะแสดงต าแหน่งการจัดวาง

ของข้อมูล ว่าข้อมูลชุดนี้อยู่ต าแหน่งใดในแผ่นฟิล์ม (Fiche) จะท าหน้าที่

คล้ายสารบัญของหนังสือซึ่งจะมีประโยชน์มากในการหาต าแหน่งของ

ข้อมูลที่ต้องการดูโดยไม่ต้องไปคันหาข้อมูลที่ละกรอบ โดยทั่วไปส่วน

ดัชนีนี้จะอยู่ด้านขวาที่กรอบล่างสุดของแผ่นฟิล์ม (Fiche)

8.3.7 การท าดัชนี (Indexing)

การท าดัชนีเพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลบนแผ่นฟิล์มสามารถ

ท าได้ 3 วิธี คือ

1. Normal Indexคือการท า Index แบบธรรมดาโดย

ก าหนดให้ Index Frame อยู่ทางมุมขวาด้านล่างสุดของแผ่น