Page 56 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 56
47
4.1 ความจ าเป็นที่ต้องเก็บเอกสาร
ท าไมจึงต้องมีการจัดเก็บเอกสาร ค าตอบที่ค่อนข้างชัดเจน
คงได้แก่ เหตุผลที่ว่าเอกสารนั้นมีความ
ส าคัญ ช่วยบันทึกความจา เป็นเครื่องมือที่จะใช้อ้างอิงได้เมื่อมีความ
จ าเป็น ซึ่งหากจะกล่าวให้เป็นข้อๆ ได้ดังนี้
1.เอกสารคือหลักฐานหรือพยานที่จะใช้อ้างอิงได้ หาก
อ้างอิงกันอย่างไรย่อมปรากฏชัดแจ้งยิ่งกว่าค าพูดลอยๆ
2.เอกอกสารเป็นเครื่องบันทึกความจ าของมนุษย์ได้ดีที่สุ
เอกสารจะเป็นสิ่งที่ให้รายละเอียดของอดีโดยไม่มีการสูญหาย
แม้กระทั่งจะบันทึกข้อความต่างๆ ลงไว้เพื่ออนาคตก็ท าได้
3. เอกสารเป็นแหล่งคว้าในทางประวัติศาสตร์ได้ดีที่สุด
สามารถจดบันทึกทั้งตัวอักษรและรูปภาพประกอบได้ชัดเจน เก็บไว้ได้
นานและจัดหาได้ง่ายและสะดวก
4. เอกสารเป็นเครื่องมือช่วยที่ส าคัญของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เป็นแหล่ง
อ้างอิงของฝ่ายบริหาร ใช้เป็นแนวทางปรับปรุงกิจการได้สะดวก เก็บค้น
ก็ตามารถท าได้รวดเร็ว ตลอดจนขั้นตอนการผลิตก็ง่ายดาย
5 เอกสารเป็นเครื่องมือในการติดต่อได้สะดวกและสมบูรณ์ที่สุด
ระหว่างหน่วยงานต่างๆ หรือระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา
6. เอกสารสะท้อนให้เห็นถึงเหตุและผลของการด าเนินการกิจการและ
เหตุผลของวิธีการต่างๆ ที่ปฏิบัติงานตลอดจนรูปลักษณ์ขององค์การได้
ดีกว่า
ดังได้กล่าวถึงความส าคัญของเอกสารแล้วว่า มีความส าคัญและจ าเป็น
ต่อกิจการเพียงใด ผู้ด าเนินการ
