Page 94 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 94
83
6. ช่วยให้สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ เพราะเอกสาร
ราชการหลายชนิดต้องเก็บไว้เป็นสิบๆ ปีหากมีการสูญหายหรือข่ารุด ก็
จ าเป็นต้องจัดท าใหม่ เมื่อมีการจัดเก็บเอกสารได้ถูกต้องและเป็น
ระเบียบก็ สามารถช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายของทางราชการได้
6.1.2 ขั้นการเก็บค้นหนังสือราชการ
การเก็บค้นเอกสารทางราชการ เป็นไปตามระเบียบและ
วิธีการที่ก าหนดตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
2526 โดยสรุปสาระและขั้นตอนที่ส าคัญได้ดังนี้
1. ขั้นการรับเอกสาร โดยระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีได้
ก าหนดวิธีการเก็บเอกสารเป็นขั้นเป็นตอนไว้อย่างเป็นระเบียบของทาง
ราชการ สรุปได้ดังต่อไปนี้คือ
1) เมื่อได้รับหนังสือหรือเมื่อเปิดของหนังสือออก ให้
ประทับตรารับหนังสือไว้ที่มุมด้านขวาของหนังสือ โดยให้ระบุเลขรับ
หนังสือตามเลขที่รับในทะเบียน ให้ลงวันที่ เดือน ปี ที่รับหนังสือ และให้
ลงเวลาที่รับหนังสือไว้ที่มุมบนด้านขวาของหนังสือนั้นด้วย
