Page 109 - การจดการเอกสาร1
P. 109
98
(หมวด กลุ่มเรื่อง จากแฟ้มที่ ถึงแฟ้มที่ พ.ศ. ให้ลงตามทะเบียนระบบ
การจัดเก็บหนังสือราชการ)
ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น พร้อมทั้ง
บัญชีหนังสือส่งเก็บให้เจ้าหน้าที่ประจ าหน่วยเก็บ ที่ส่วนราชการนั้นๆ
ก าหนดหนังสือที่ไม่มีความส าคัญมากนัก อาจลงไปโดยวิธีพับยึดติดด้วย
แถบกาว กาว เย็บด้วยลวดหรือวิธีอื่นแทนการบรรจุซอง โดยการจ่า
หน้าซองให้ปฏิบัติตามแบบของทางราชการ ส าหรับหนังสือที่ปฏิบัติให้
เร็วกว่าปกติ ให้ปฏิบัติตามระเบียบที่ก าหนดในกรณีที่ไม่ใช้สมุดสง
หนังสือ ให้มีใบรับหนังสือแนบติดซองไปด้วย การส่งหนังสือโดยทาง
ไปรษณีย์ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบหรือวิธีการสื่อสารแห่งประเทศไทย
ก าหนดไว้
การส่งหนังสือซึ่งมิใช่เป็นการส่งโดยทางไปรษณีย์ เมื่อสงหนังสือ
ให้ผู้รับแล้ว ผู้ส่งต้องให้ผู้รับ ลงชื่อรับในสมุดสงหนังสือรับ ใบรับ
แล้วแต่กรณี ถ้าเป็นใบรับให้น าใบรับนั้นมาผนึกติดไว้ที่ส าเนาคูฉบับ
หนังสือที่ได้ลงทะเบียนส่ง ในกรณีที่เป็นการตอบหนังสือซึ่งรับเข้ามาให้
ลงทะเบียนว่าหนังสือนั้นได้ตอบตามหนังสือรับที่เท่าใด วันเดือนปีใด
สมุดหนังสือให้จัดท าแบบของราชการ โดยกรอกรายละเอียด
ตามที่ได้กรอกรายการไว้แล้ว
