Page 192 - การจดการเอกสาร1
P. 192
180
ขั้นตอนที่ 2เมื่อเอกสารในแฟ้มเบ็ดเตล็ดของผู้เกี่ยวข้องมีพอที่จะเปิด
แฟ้มเฉพาะได้ พนักงานจะเปิดแฟ้มเฉพาะเป็นตัวเลขให้ โดยย้ายเอกสาร
ในแหล่งเก็บเอกสารเบ็ดเคล็ด ไปสู่แหล่งเก็บเอกสารตามตัวเลขเมื่อ
เอกสารได้แฟ้มตัวเลขอย่างใด ที่มุมบนของเอกสารที่เคยให้รหัสอักษร บ
หรือ M ไว้ จะต้องลบออก ใส่ตัวเลขให้ตรงกับตัวเลขประจ าแฟ้มเฉพาะ
ด้วยขณะเดียวกันต้องลบรหัส บ หรือ Mในบัตรดัชนีออกและให้ตัวเลขใน
บัตรดัชนีให้ตรงกับตัวเลขในแฟ้มและตัวเลขในตัวเอกสารด้วย ต่อจากนั้น
ก็น าบัตรดัชนีเก็บไว้ในแหล่งเก็บบัตรดัชนีตามเดิมจะเห็นได้ว่าขณะนี้
แหล่งเก็บเอกสารตัวเลข จะประกอบไปด้วย 3 แหล่ง คือ
1.แหล่งเก็บบัตรดัชนีที่ต้องเรียงรายชื่อผู้เกี่ยวข้องตาม
ตัวอักษรชื่อในบัตรมุมบนด้านขวาอาจเป็นตัวอักษร บ หรือ Mและ
อาจจะให้หมายเลขที่ตรงกับหมายเลขแฟ้มเฉพาะ บัตรนี้จะปะปนกันไป
ในแหล่งเก็บบัตรดัชนี เมื่อพนักงานต้องการรายชื่อผู้เกี่ยวข้องคนใดก็จะ
เป็นบัตรดัชนีดู ก็จะรู้ว่าเอกสารของผู้นั้นอยู่ในแฟ้มเบ็ดเตล็ด หรือได้
หมายเลขเป็นแฟ้มเฉพาะแล้ว
จากแหล่งเก็บเอกสารทั้งสามแหล่งดังกล่าวแล้ว พนักงาน
จะต้องค้นดูจากแหล่งเก็บบัตรดัชนีก่อนทุกครั้งที่มีผู้เกี่ยวข้องด้วย ใน
แหล่งเก็บบัตรดัชนีจะบอกให้พนักงานทราบว่าเอกสารของผู้เกี่ยวข้องอยู่
ในแฟ้มใด คือรหัสที่มุมบนของบัตรดัชนีจะบอกชัดเจน ถ้าเป็นรหัส บ
หรือ M เอกสารจะอยู่ในแฟ้มเบ็ดเตล็ดแน่นอนถ้าเป็นตัวเลขแสดงว่า
เอกสารของผู้นั้นมีแฟ้มเฉพาะตามตัวเลขแล้ว
