Page 208 - การจดการเอกสาร1
P. 208
195
ลักษณะและขนาดของฟิล์มจะแตกต่างกันออกไป ถ้าใช้กับงานเก็บ
เอกสารด้วยระบบไม่โครฟิล์มส าหรับเอกสารทั่วๆไปก็ใช้ฟิล์มขนาด 16
มิลลิเมตรหรือ 35 มิลลิเมตรแต่ถ้าเป็นงานทางด้านวิศวกรรมงานโยธา
ระเบียนคนไข้ พิมพ์เขียว ระเบียนนักเรียน แผนที่ ก็นิยมใช้ฟิล์มขนาด
105 มิลลิเมตร
8.3.2 ประโยชน์ของกำรเก็บข้อมูลในไมโครฟิล์ม
ประโยชน์ของการเก็บข้อมูลด้วยระบบไมโครฟิล์มนั้น มีอย่าง
มากมายมหาศาล เนื่องจากสามารถประหยัดเนื้อที่เก็บเอกสารและรักษา
ความลับและข้อมูลที่เก็บสามารถใช้ได้นานวัน แม้จะมีอุปกรณ์ในการ
ด าเนินการมากก็ตาม แต่ก็คุ้มค่าต่อการลงทุน ประโยชน์ที่ส าคัญพอจะยก
กล่าวอ้างได้มีดังต่อไปนี้
1. ประหยัดเนื้อที่เก็บเอกสาร ฟิล์ม 1 ม้วน เก็บเอกสารได้ถึง
1,500,000 ฉบับ
2. ข้อมูลเอกสารจะถูกบรรจุลงในฟิล์ม ไม่สูญหายและดงทน
ถาวร ไม่ฉีกขาดหรือช ารุดง่าย
3. สามารถย่อหรือขยายขนาดได้ตามใจชอบเครื่องพิมพ์
(Printer) จะพิมพ์ส าเนาตามขนาดที่ต้องการ
4. สามารถเก็บไว้ได้ในที่ปลอดภัย เนื่องจากมีขนาดเล็ก เก็บ
ได้รวดเร็วเพราะน้ าหนักเบา
5. ข้อมูลที่ถูกบันทึกจะสมบูรณ์มากกว่าการบันทึกด้วยมือ
ดังนั้น ข้อมูลต่าง ๆ จะไม่ขาดหายไปไหนได้เลย
6 สามารถเรียกข้อมูลหรือจะใช้ได้รวดเร็วมาก เพียงแต่น า
ข้อมูลที่ได้ท าดัชนีไว้แล้ว มาใส่ในเครื่องอ่านข้อมูล จะท ากี่ส าเนาก็ได้
