Page 43 - การจดการเอกสาร1

35

5) เอกสารที่หน่วยงานต่าง ๆ ต้องการให้เก็บไว้เป็นหลักฐาน

6) ค าสั่งหรือข้อบังคับหรือระเบียบขององค์การ

7) ประวัติบุคลากรทั้งหมดขององค์การ

8) เอกสารควรเก็บไว้ในแหล่งเก็บเอกสารกลาง เมื่อองค์การ

นั้นๆ มีขนาดไม่ใหญ่โตนัก

2. ส ำหรับเอกสำรที่ต้องเก็บไว้ในแต่ละหน่วยงำนที่ปฏิบัติ

นั้นพอแยกได้ดังนี้ คือ

1) นโยบายหรือแผนการด าเนินงานของหน่วยงานแต่ละ

หน่วย

2) เอกสารเฉพาะโดยตรงของหนักงานนั้นๆ

3) ค าสั่งหรือข้อบังคับ หรือระเบียบของหน่วยงานนั้น

โดยตรง

4) ประวัติบุคลากรของหน่วยงาน

5) เมื่อองค์การนั้นมีขนาดใหญ่และมีแผนงานปฏิบัติแยกกัน

อยู่หลายๆ หน่วยงาน

จ ะ เห็นได้ว่า การจัดแบ่งเอกสารอยู่เป็นศูนย์รวมหรือ

กระจายแยกไปตามหน่วยงานต่าง ๆ มีความจ าเป็นตามเหตุผลดังกล่าว

แล้ว ซึ่งก็มีทั้งผลดีและผลเสียอยู่ด้วยกันในตัว เช่น ถ้าเอกสารเก็บไว้ที่

ศูนย์กลางจะท าให้ลดก าลังคน มีแบบแผนเหมือนๆ กัน ท่าให้ผู้ปฏิบัติ

เกิดความช านาญ เป็นต้น

ส าหรับข้อเสียก็คือ ไม่เหมาะกับงานที่เป็นความลับ อาจท า

ให้ยุ่งยากในการปฏิบัติ อาจมอบหมายงานตามล าดับความส าคัญของ

งานไม่ได้ ฯลฯ