Page 68 - การจดการเอกสาร1
P. 68
58
1. ชื่อแบบฟอร์ม ซึ่งจะเป็นการระบุให้ทราบว่า ฟอร์มนั้น
เป็นฟอร์มอะไร ใช้กับอะไร
2. ข้อแนะน าการใช้ฟอร์ม โดยปกติจะเขียนสั้นๆ ให้เข้าใจ
วิธีการใช้แบบฟอร์ม
3. การเริ่มเรื่อง จะบอกลักษณะของการใช้ฟอร์มนั้นเกี่ยวกับ
อะไร เมื่อใด
4. เนื้อเรื่องแบบฟอร์ม การใส่ค าถามหรือให้กรอกข้อความ
ควรเรียงล่ าดับความส าคัญก่อนหลังตามความง่ายยากต่อการปฏิบัติ
5. ตอนท้ายของฟอร์ม ในกรณีที่ต้องให้ผู้ใช้ลงชื่อด้วย ก็
อาจจะมีอยู่ในตอนล่าง ห่างจากขอบล่างของกระดาษ 2-3 นิ้วฟุต หรือให้
สวยงามตามต้องการ
5.1.6 ประโยชน์ของกำรใช้ฟอร์ม
ก า ร ร่างแบบฟอร์มขึ้นนั้นก็เพื่อค านึงถึงประโยชน์และ
วิธีการใช้เพื่อความสะดวกรวดเร็วและเป็นแบบอย่างเดียวกัน
นอกจากนั้น ฟอร์มต่างๆ ยังสามารถให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์อีกด้วย การ
ร่างแบบฟอร์มแยกเป็นประโยชน์ได้ชัดเจนดังต่อไปนี้
1. แบบฟอร์มช่วยให้ประหยัดเวลา เมื่อไม่จ าเป็นต้องใช้
จดหมายติดต่อ ฟอร์มจะสามารถประหยัด
เวลา สะดวกในการใช้เป็นสื่อติดต่อสื่อสารได้เช่นเดียวกัน
2. การใช้แบบฟอร์มช่วยให้ได้แบบมาตรฐานเดียวกัน
แบบฟอร์มช่วยให้ได้ข้อมูลครบถ้วนตาม
ต้องการเพราะเมื่อต้องการอย่างไรก็ใส่ฟอร์มไปอย่างนั้น
