Page 8 - การจดการเอกสาร1
P. 8
2
หน่วยที่1 ควำมหมำยและประเภทของเอกสำร
แต่ก่อนนั้นยังไม่มีระบบการจัดการเอกสารที่สมบูรณ์ คงใช้
สมุดเป็นเล่ม ๆ ขนาดต่างๆ กัน จดบันทึกรายละเอียดด้วยความจ า เมื่อ
มีรายการใดเกิดก่อนก็จดบันทึกลงไปก่อน หรือเมื่อประสงค์จะจดจ า
เรื่องอะไรก็จะจดบันทึกเรียงกันเรื่อยๆ ไป เอกสารที่ยังใช้อยู่ หรือ
เอกสารบางชนิดที่ไม่ค่อยได้ใช้ จะถูกมัดรวมกันเก็บไว้เป็นห่อ ๆ ไล่
กล่อง ใส่ถุง ก็แล้วแต่ความสะดวกของเจ้าของเอกสารหรือผู้ปฏิบัติ จะ
หยิบจะฉวยออกมาใช้แต่ละทีก็แสนจะล่าบาท บางครั้งอาจสูญหายไป
โดยไม่มีหลักฐานจะอ้างอิงหรือน ามาศึกษาต่อไปค่อนข้างยากประมาณ
100 ปีมาแล้ว การจัดการกับเอกสารต่างๆ ที่จ าเป็นได้ถูกพัฒนามา
เรื่อยๆ จนรู้จักจัดระเบียบจัดหมวดหมู่ หรือกล่าวง่ายๆ ก็คือการแยก
ประเภทของเอกสารตามเรื่องราวที่ปฏิบัติ จนท้ายสุดได้พัฒนามาเป็น
ระบบการจัดการเอกสารอย่างเป็นรูปแบบที่สมบูรณ์ มีการใช้อุปกรณ์
จัดเก็บเอกสาร เช่น ตู้เก็บเอกสารชั้นวางเอกสาร กล่องใส่เอกสาร ใช้
แฟ้มบรรจุเอกสารแบ่งเป็นหมวดหมู่ ใส่ลิ้นชัก ใส่ตู้เหล็ก เพื่อความ
ปลอดภัยและให้เอกสารใช้ได้คงทนถาวรต่อไป
ทุกๆ ส านักงานที่มีคนท างานอยู่รวมกันเป็นจ านวนมาก
ผู้ปฏิบัติงานตั้งแต่เสมียนพนักงาน ตลอดไปจนถึงอธิบดีหรือรัฐมนตรี ถ้า
เป็นหน่วยงานธุรกิจก็เริ่มตั้งแต่เสมียนไปจนถึงประธานของบริษัท ทุก
คนต้องท างานเกี่ยวกับเอกสารทั้งนั้น
