Page 83 - การจดการเอกสาร1
P. 83
73
1. เครื่องท าลายเอกสาร (Shredder)เครื่องท าลายเอกสาร
สามารถท าลายเอกสารด้วยการตัดซอยเอกสารให้เป็นฝอยละเอียด
ปลอดภัยจากเอกสารที่เป็นความลับได้ เอกสารที่ถูกท าลายจะถูกบรรจุ
ลงในถุงพลาสติกที่ติดอยู่กับเครื่องตัดกระดาษชนิดนั้น
2.เอกสารบางชนิดอาจท าลายด้วยการเผาไฟ แต่ก็มีปัญหาที่
อาจมีควันไฟส่งกลิ่นในบริเวณใกล้เคียง การท าลายเอกสารโดยวิธีเผาไฟ
อาจไม่ได้ผลร้อยเปอร์เซ็นต์ส าหรับเอกสารที่เป็นความลับ นอกจากนั้น
ยังต้องเสียเวลาควบคุมเอกสารหลายคนและใช้เวลานานอีกด้วยกว่า
เอกสารท าลายจนหมดสิ้น
3. ท าลายโดยน าเอกสารที่หมดอายุการใช้งานแล้วมาท า
ประโยชน์ใหม่ได้อีก เช่น การสร้างอ่างหรือบ่อท าลาย เอกสารจะถูกใส่
ลงไปในย่างที่ใส่น้ ายาตะลายหมึก เอกสารจะถูกยุ่ยให้อ่อนตัวด้วยน้ ายา
และเมื่อน้ ายาละลายหมึกหมดแล้วก็น ากระดาษที่ถูกท าให้อ่อนตัวไป
ตากผึ่งแตดจนแห้ง จ าหน่ายหรือใช้ประโยชน์ได้ อีกต่อไป
5.6 หลักกำรจัดหำอุปกรณ์
หลักการจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้หรือวัสดุอุปกรณ์ เพื่อให้
เกิดประโยชน์ต่อหน่วยงานสูงสุดในด้านการประหยัดงบประมาณและ
ให้ได้ประสิทธิภาพต่อการใช้งานนั้น ผู้จัดการเกี่ยวกับเอกสารจะต้อง
พิจารณาอย่างถี่ถ้วนหลายๆ ประการ เพราะอุปกรณ์แต่ละชนิดที่ซื้อหา
มาไว้ใช้ในส านักงานจะต้องมีอายุการใช้งานนานหลายๆปี หากเป็นวัสดุ
อุปกรณ์ที่ไม่เหมาะสม ล้าสมัยง่าย ประโยชน์ใช้สอยต่ าแต่ราคาค่อนข้าง
แพง หรือการซื้อจากผู้จ าหน่ายอิสระ ก็จะท าให้การบ ารุงรักษาไม่ได้รับ
ความสะดวกเท่าที่ควร หลักการที่ควรน ามาพิจารณาในการตัดสินใจซื้อ
