Page 11 - E-MODUL FIX

Materi

A. Pengertian Penggunaan Arsip
Seorang petugas arsip (arsiparis) yang bertugas mengelola warkat harus memiliki sifat

tertentu agar dapat melaksanakan tugaa filing dengan efisien dan efektif, seorang arsiparis
harus memiliki ketelitian dan kerapian. Arsip yang sudah disimpan sering kali dicari kembali

karena akan digunakan untuk keperluan tertentu. Arsip yang sering dicari berarti mempunyai

nilai guna yang sangat tinggi bagi pengguna atau pemakai arsip. Jika arsip tidak disimpan
dengan baik, arsip dapat hilang. Akibatnya, arsip tersebut tidak dapat ditemukan saat ingin

digunakan sehingga dapat menimbulkan kerugian.

Secara umum, arsip adalah setiap catatan yang tertulis, atau tercetak dalam bentuk huruf
ataupun dalam bentuk suara (rekaman), angka maupun gambar yang memiliki arti dan tujuan

tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti kertas (kartu, formulir), kertas film
(slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, disket), salinan/photocopy dan

lain sebagainya. Penggunaan arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena
diperlukan oleh seseorang untuk kepentingan tertentu, sesuai maksud dan tujuan

penciptaanya. Untuk mengetahui penggunaan atau pemakaian arsip, perlu dilakukan

penilaian arsip sesuai jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama suatu arsip disimpan
dalam file aktif dan file inaktif. Penilaiam arsip juga dilakukan untuk menentukan apakah

jenis file aktif tersebut perlu dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke dalam
arsip nasional.

Penilaian arsip menurut para ahli :
a. Betty R Ricks (1920) berpendapat bahwa penilaian arsip (records appraisal) adalah suatu

pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam menentukan nilai guna

arsip.
b. F. Gerald Ham. (1993:51) penilaian (appraisal) diartikan suatu proses yang dilakukan

oleh arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapat memberi kontribusi
terhadap tujuan kebijakan organisasi.

6

6