Page 17 - E-MODUL FIX

Lembar pinjam arsip dibuat sebanyak tiga rangkap. (putih, hijau, dan biru)
1. Putih, ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam. Lembar ini berfungsi

untuk menandai bahwa salah satu arsip sedang dipinjam.
2. Hijau, lembar ini berfungsi sebagai bukti peminjaman.

3. Biru, sebagai pengingat bagi petugas arsip (arsiparis)

F. Prosedur Penggunaan Arsip

Agar dapat memberikan layanan kepada pengguna/pemakai arsip, diperlukan adanya

prosedur untuk penggunaan arisp. Hal ini bertujuan menghindari hilangnya arsip yang
disebabkan oleh pengguna yang tidak melakukan administrasi yang tertib. Untuk itu, petugas

kearsipan harus menyusun aturan atau prosedur pengguna arsip untuk keperluan intern dan
ekstern, serta menyiapkan perangkat-perangkat lainnya, seperti buku tamu dan lembar

peminjam arsip. Dengan penggunaan perangkat-perangkat tersebut, arsip-arsip yang dipinjam
oleh pengguna arsip mudah diketahui jumlah dan tempat penyimpanannya, serta pihak

peminjam dan batas waktu pengembalian arsip. Prosedur peminjaman arsip memiliki

beberapa tahapan, yaitu sebagai berikut.
1. Mengisi buku tamu/pengujung

2. Menitipkan barang bawaan di tempat penyimpanan barang yang sudah disediakan.
3. Setiap peminjam arsip mengajukan permohonan, baik secara tertulis maupun lisan,

kepada unit peminjaman arsip dan menyerahkan identitas diri.
4. Setelah mendapat persetujuan dari unit yang terkait, pihak peminjam menghubungi

arsiparis yang berwenang mengelola arsip.

5. Menentukan waktu perencanaan untuk menyimpan dan mengembalikan arsip yang
dipinjam

12

12