Page 5 - CARTILLA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-HERRAMIENTA

FUNCIONES DE GESTIÓN  Cuadro de clasificación documental.
DOCUMENTAL  Eliminación Documental.

 Inventario Documental Archivo
Central.
La principal función del archivo consiste  Transferencias Documentales.
en la conservación de documentos, ya
que la Ley obliga a ello, estableciendo
unos plazos mínimos de conservación,
durante los cuales puede ser requerida
su presentación; estos documentos se
conservaran debidamente ordenados y
clasificados; esta conservación
proporciona información sobre el
funcionamiento y los asuntos tratados
por la entidad.
El archivo será eficaz cuando se
encuentra rápidamente lo que se busca;
otra función del archivo es la de ser un
centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con OBJETO Y ALCANCE DE LA
los ya archivados. CARTILLA
Además sirve como medio de consulta
cuando se pretende indagar en las
actuaciones del pasado; también el La Cartilla de Gestión se establece, con
archivo sirve como elemento probatorio base en las normas vigentes,
cuando el organismo o entidad pretende lineamientos generales relacionados
demostrar la realización de un acto o la con las actividades administrativas y
forma de hacerlo. Algunas de sus técnicas para la organización,
funciones son: identificación, control, consulta y
 Control de Ingreso de la conservación de la documentación
originada en cumplimiento de las
Documentación. funciones de la Entidad, desde su
 Organización del Fondo recepción o producción, hasta su
Documental (clasificar, ordenar, disposición final, dentro del concepto de
describir). Ciclo Vital del documento.
 Descripción (Inventarios).
 Creación de un Sistema de NORMATIVIDAD
Información para el control,
localización de documentos. La normatividad vigente que rige la
 Conservación de Archivos. gestión documental es la siguiente:
 Servicio y Control de Préstamo de
documentos.  LEY 527 DE 1999:
 Selección, Traslado de la
Documentación.  ARTICULO 7. Sobre mensajes de
 Tabla de Retención Documental. datos y firmas digitales.

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