Page 120 - โครงการแกว_Neat
P. 120
113
ในการสื่อความ ความหมายทางโทรศัพท์ ผู้พูดใช้เสียงได้เพียงอย่างเดียว ต่างจากการพูดกันเฉพาะหน้าที่
สามารถใช้กิริยาอาการตลอดจนสิ่งของอุปกรณ์ต่างๆ จึงจำเป็นต้องใช้ถ้อยคำที่ถูกต้องและมีความชัดเจนเพื่อให้
ผู้ฟังเข้าใจง่าย บอกถึงความรู้สึกนึกคิด และอารมณ์ของผู้พูดที่มีอยู่ในขณะที่พูด อารมณ์ค้างที่แสดงออกมาทาง
น้ำเสียงของผู้พูดมีผลกระทบ ทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ง่าย ในการสนทนาทางโทรศัพท์นั้นถึงแม้ว่าผู้พูดแต่ละ
ฝ่ายจะไม่เคยรู้จักและไม่เคยได้เห็นหน้าของผู้พูดอีกฝ่ายหนึ่ง แต่ในการได้ยินน้ำเสียง ได้ฟังสำนวนและวิธีการพูด
ของคู่สนทนาสามารถหยั่งรู้ระดับ มารยาทของผู้พูดได้ ดังนั้นการใช้โทรศัพท์จึงสมควรจะรักษามารยาทอย่าง
ระมัดระวัง
การรับโทรศัพท์ เมื่อเรารับโทรศัพท์เราไม่ทราบว่าผู้ที่โทรศัพท์เข้ามาเป็นใคร และไม่อาจคาดหมาย
วัตถุประสงค์ของการติดต่อได้ตั้งแต่เริ่มแรก จำเป็นต้องใช้คำพูดที่สุภาพและมีลักษณะเป็นกลางไว้ก่อน ผู้ที่ได้รับ
การอบรมมาดีย่อมจะรู้ระเบียบวิธีในการใช้โทรศัพท์และรักษามารยาทในการใช้โทรศัพท์ได้ถูกต้องและสุภาพไว้
เสมอ
มารยาทในการใช้โทรศัพท์ ควรปฏิบัติดังนี้
1) เมื่อรับโทรศัพท์ตามสัญญาณเรียกมาหรือเรียกไปจะต้องกล่าวคำว่า “สวัสดี” ทุกครั้ง
2) บอกชื่อสถานที่ พร้อมทั้งบอกหมายเลขโทรศัพท์ทันที โดยไม่ต้องรอให้ผู้ติดต่อมาถาม
3) ควรพูดกับผู้ที่ติดต่อมาด้วยความสุภาพ ชัดเจน และพูดให้ตรงกับเรื่องพูด
4) ถ้าความประสงค์ของผู้ที่เรียกมาต้องการพูดกับผู้อื่นหรือเจ้าหน้าที่ควรเชิญเจ้าหน้าที่มาพูดด้วย
5) ไม่ควรให้ผู้ติดต่อทางโทรศัพท์คอยนานเกินไป หากยังค้นสิ่งที่ต้องการหรือตามผู้ที่จะรับโทรศัพท์ยัง
ไม่ได้ ควรบอกขอโทษและให้รออีกสักครู่ หรือขอนามและเลขหมายของผู้นั้นไว้เพื่อโทรศัพท์กลับไปภายหลัง
6) ถ้าเป็นการติดต่อทางโทรศัพท์ที่มิได้เจาะจงที่จะพูดกับใคร ควรแจ้งนามของเราให้ทราบว่ากำลังพูดอยู่
กับใคร
7) ในกรณีที่มีการฝากข้อความไว้ให้บุคคลอื่น ควรบันทึกข้อความไว้และควรอ่านทวนข้อความที่บันทึกให้
ผู้สั่งความได้ตรวจสอบ อีกครั้งหนึ่งเพื่อกันความผิดพลาด
8) ในกรณีที่มีผู้โทรศัพท์เข้ามาต้องการพูดกับผู้หนึ่งผู้ใดและมิได้อยู่ในที่นั้นแต่เขาทราบว่าอยู่ที่ใด ควร
แจ้งเลขหมายโทรศัพท์ที่นั้นให้เขาทราบเพื่อจะได้ติดต่อให้ทันการ
9) ไม่ควรพูดความลับทางโทรศัพท์
