Page 14 - ITReseller_17-18_2014

» KOSZTY IT POD KONTROLĄ
Koszty druku to nie tylko
cena urządzenia i materiałów eksploatacyjnych.
Zawierają się w nich także takie elementy, jak obsługa pracownika działu IT, czy też ręczna praca pracowników biurowych.
Największe oszczędności można jed- nak osiągnąć, optymalizując procesy związane z drukiem. Należy pamiętać, że na koszty druku składa się nie tylko cena urządzenia i materiałów eksplo- atacyjnych. Zawierają się w nich także obsługa pracownika działu IT, czy też ręczna praca pracowników biurowych, np. dziurkowanie ze zszywaniem w celu szybszej archiwizacji w segre- gatorach.
– Oczywiście praca tych ludzi i ich czas to również koszt, warto więc za- stanowić się nad wdrożeniem kom- pleksowych rozwiązań pozwalających zautomatyzować procesy związane z drukiem – zauważa Adam Bieniew- ski, Product Planning Manager, Sharp Electronics (Europe).
Wsparcie oprogramowania
Patryk Wąsowicz, Office Product Mar- keting Manager, Canon Polska, prze- konuje, że jeśli chodzi o drukowanie, to trudno obniżać koszty samego wydruku. Technologia drukowania laserowego nie zmieniła się od wielu lat. Oszczędności należy szukać nato- miast w innych obszarach, w ramach całego obiegu dokumentów w firmie. Pierwszym z nich jest system kontroli dostępu wraz z częścią rozliczeniową. Dzięki niemu zarówno zarządzający, jak i użytkownicy bardziej świadomie rozporządzają zasobami w organizacji, przy okazji ograniczając liczbę genero- wanych wydruków. Drugim ważnym aspektem jest wdrożenie systemu obiegu dokumentów, obsługi skano- wania dokumentów przychodzących i systemu obiegu dokumentów we- wnętrznych.
– Już w ujęciu średniookresowym wpływa to na znaczne obniżenie kosz- tów drukowania. Innym rozwiązaniem może być powierzenie całego syste- mu drukowania i obiegu dokumentów firmie zewnętrznej. Doświadczony partner pomoże znacznie usprawnić procesy w organizacji, a przy okazji, z racji ukierunkowania, również moc- no obniżyć ich koszty – twierdzi Patryk Wąsowicz.
Kompleksowym wsparciem dla firm z obszaru druku, umożliwiającym pozyskanie oszczędności, jest opro- gramowanie do zarządzania drukiem. Możliwość określenia limitów dru- kowanych stron dla poszczególnych działów lub użytkowników, opcja
automatycznego kasowania nieode- branych zadań druku w ciągu ustalo- nego czasu, ograniczenie wybranym osobom dostępu do pewnych funk- cji, np. drukowania w kolorze – to tyl- ko wybrane funkcje oferowane przez tego rodzaju systemy, dzięki któ- rym przedsiębiorstwo jest w stanie zoptymalizować procesy zachodzące w obszarze druku. Oprogramowanie tego typu umożliwia także wykona- nie analiz, które przedstawiają, jak dużo i jak często pracownicy druku- ją. Są one podstawą do planowania i zarządzania drukiem w firmie, a tym samym przyczyniają się do większej ekonomiczności.
– Już samo poinformowanie pracow- ników o wdrożeniu takiego systemu umożliwia redukcję kosztów przez nich generowanych. Oszczędności dla przedsiębiorstwa mogą wynieść na- wet 20 procent – twierdzi Katarzyna Idzkiewicz.
Oszacowanie możliwych do osiągnię- cia oszczędności to kwestia indywi- dualna, zależna od wielu czynników, takich jak wielkość i struktura przed- siębiorstwa czy liczba i typ drukowa- nych w nim dokumentów. I tak, dzięki wdrożeniu oprogramowania do zarzą- dzania drukiem, można zredukować koszty sporządzania dokumentów o około 20 procent.
– Trudno generalizować, odnosząc się do rynku czy nawet do wybranych segmentów biznesowych. Zmien- nych jest bardzo wiele, tak jak profili biznesowych i sposobów działania organizacji. Bardzo ważną rolę odgry- wają takie czynniki, jak świadomość i determinacja kręgów zarządzających. W jednej organizacji można osiągnąć oszczędności rzędu 10 procent, w in- nej nawet 40 procent. Proces rozpo- czyna się od analizy floty urządzeń i dokonania jej modyfikacji, a kończy na analizie pracy poszczególnych pra- cowników i dostosowaniu systemu obiegu dokumentów do jej charakte- rystyki. Dlatego w dzisiejszych czasach bardzo ważne są doświadczenia w do- radztwie biznesowym i zdolność rozu- mienia procesów w połączeniu z wie- dzą informatyczną i o urządzeniach drukujących. Wyłącznie współpraca z takim godnym zaufania i doświad- czonym partnerem może prowadzić do wymiernych oszczędności – pod- sumowuje Patryk Wąsowicz. w
14 iT Reseller
nr 17-18 (256-257) • grudzień 2014