Page 8 - บทที่ 2nn
P. 8
5) การกาหนดสภาพ (Disposition) การจัดเก็บเอกสารเป็นการรักษาเอกสารส าคัญเอาไว้ เพื่อ
ประโยชน์ในการน ามาใช้ได้ทันทีที่ต้องการ จึงต้องมีการจัดการอย่างรัดกุม มีขั้นตอนการก าจัดเอกสารเมื่อมี
อายุนานพอสมควร หรือได้จัดเก็บไว้จนครบตามที่กฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับระบุไว้ เมื่อจัดเก็บไว้จน
คุณค่าหรือประโยชน์ในการอ้างอิงมีน้อย ก็จ าเป็นต้องด าเนินการก าจัดหรือคัดเลือกออกไปเพื่อด าเนินการ
ท าลาย อาจมีการตั้งคณะกรรมการในการท าลาย เพื่อช่วยในการพิจารณาคัดกรองเอกสารเหล่านั้น
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบเอกสาร
1. สามารถท างานและการค้นหาเอกสารได้รวดเร็วและถกต้องมากขึ้น
ู
2. ประหยัดเวลาในการคัดแยกเอกสาร โดยรายละเอียดส่วนใหญ่ถูกบันทึกลงในเครื่องคอมพิวเตอร์
ของเครื่องสแกนเนอร์
3. สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารไว้ในตู้ แฟ้ม กระดาษ
5. เพิ่มประสิทธิภาพในระบบจัดเก็บเอกสาร โดยจัดเก็บในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ใน
ระบบคอมพิวเตอร์
6. ผู้ใช้ระบบสามารถเรียกค้นการเอกสารได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
ี่
7. ประหยัดพื้นทในการจัดเก็บ ลดความซ้ าซ้อนในการเก็บเอกสาร
