Page 2 - arsip

(Jurnal Teknologi Informasi) Vol.2, No.1. Juni 2018 P-ISSN 2580-7927 | E-ISSN 2615-2738

2. Pengindeksan yang fleksibel dan Pencarian G. Pengertian Implementasi E-Arsip
dengan mencari file berdasarkan kata kunci Menurut Wallace (dalam Rita Prima Bendriyanti
maupun nama file dan ditemukan nya dalam dan Leni Natalia Zulita, 2012), sistem kearsipan
bentuk full text dokumen secara full-text, adalah untuk kepentingan operasional dengan asas
3. Kita hanya dapat melihat dilayar monitor atau bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh
print-nya tanpa dapat mengubahnya. Sehingga orang yang tepat dan untuk kepentingan tepat pada
kecil kemungkinan file akan hilang. waktu yang tepat dengan biaya serendah mungkin
4. Resiko rusak nya dokumen kertas atau buram dengan rangkaian subsistem dalam manajemen
karena usia dapat diminimalisir karena kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
tersimpan secara digital. agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai.
5. Lebih accountable menuju good governance Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua
karena manajemen pengawasan yang lebih subsistem dalam manajemen kearsipan. Manajemen
mudah, cepat. kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi
6. Mudah memback-up data kedalam media manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan
penyimpanan yang compatible dalam daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup proses
melakukan recovery data. penciptaan, pendistribusian, penggunaan,
penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip,
F. Kelebihan dan Kekurangan Pengelolaan Arsip penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan
Elektronik penyimpanan arsip permanen.
Menurut Machsun Rifauddin (2016), adapun Pengertian implementasi e-arsip dapat suatu
diantara kelebihan pengelolaan arsip elektonik antara proses yang dinamis dalam melakukan kegiatan
lain: kearsipan untuk memantau dan mengelola hal-hal
1. Proses pencarian dokumen lebih cepat, tanpa yang berkaitan dengan sistem kearsipan.
harus meninggalkan meja kerja.
2. Arsip elektronik hanya dapat dilihat di layar H. Pengertian Web
monitor atau dicetak tanpa dapat mengubahnya. Menurut M.Rudyanto Arief (dalam Medi
Sehingga kemungkinan file akan hilang sangat Suhartanto, 2012), web adalah salah satu aplikasi yang
kecil. berisikan dokumen-dokumen multimedia didalamnya
3. Kenggunakan media penyimpanan elektonik yang menggunakan protokol HTTP (hyper text
berbasis digital. Sehingga menghemat tempat transfer protocol) dan dalam mengunakan perangkat
penyimpanan dan dapat meminimalisir lunak yang disebut browser.. Browser (perambah)
kerusakan dokumen. adalah aplikasi yang mampu menjalankan dokumen-
4. Dengan memanfaatkan teknologi internet. dokumen web dengan cara diterjemahkan. Prosesnya
Berbagi dokumen dapat dilakukan secara dilakukan oleh komponen yang terdapat didalam
mudah. aplikasi browser yang biasa disebut web engine.
5. Orang lain yang tidak mempunyai otoritas tidak Semua dokumen web ditampilkan dengan cara
dapat untuk mengaksesnya. Karena Keamanan diterjemahkan. Beberapa jenis browser yang populer
terjaga, dengan protect atau pasword sesuai saat ini di antaranya : Internet Exspoler yang
keinginan pengelolanya, maka Mudah dalam diperoduksi oleh Microsoft, Mozila Firefox, Opera
melakukan recovery data, dengan cara dan Safari yang diperoduksi oleh Aplle
memback-up data kedalam media
penyimapanan yang compatible. I. Pengertian PHP (Hypertext Preprocessor)
PHP adalah bahasa pemprograman script
Sedangkan kekurangan pengelolaan arsip elektronik server-side yang didesain untuk mengembangkan web.
antara lain: Disebut bahasa pemprograman server side karena PHP
1. Dibutukan SDM yang berkompeten dibidang diproses pada komputer server. PHP (Hypertext
kearsipan dan teknologi Informasi. Preprocessor) adalah bahasa script yang dapat dipakai
2. Kemungkinan kerusakan file dapat terjadi untuk membuat program situs web dinamis. Hal ini
setiap saat, misalnya terhapusnya file secara berbeda dibandingkan dengan bahasa pemrograman
permanen karena tidak sengaja karena client-side seperti JavaScript yang diproses pada web
kesalahan SDM nya dan server terserang oleh browser (client). (Madcoms. 2016:2)
virus.
3. Apabila proteksi tidak kuat dapat terjadi
kemungkinan untuk di manipulasinya file. J. Pengertian Database
4. Teknologi informasi baru berkembang sangat Menurut Cosmas Eko Suharyanto, Dkk (2017),
pesat. Sehingga terkadang media penyimpanan basis data atau database adalah kumpulan data
file tidak comfortable/support . terstruktur. Sehingga dapat menambahkan, mengakses,
dan memproses data yang tersimpan dalam database
komputer, untuk membuat database dibutuhkan sistem
manajemen basis data (database management system).

77