Page 1371 - Betriebshandbuch ebook Julni2107

1 Begriffe und Abkürzungen
Aufzeichnung
Dokument, das konkrete Angaben über Vorgänge enthält, die das Unternehmen oder dessen Auftraggeber betreffen.
Beispiele:
 Angebote/Auftragsbestätigungen
 Rahmenverträge/Einzelaufträge
 Leasingverträge
 Zertifizierungsunterlagen
 Prüfberichte zu Auftraggeber-Dokumenten  Audit-Pläne/-Berichte
 Zertifikate
 Protokolle
Lenkung von Aufzeichnungen
V.009
inno:va Steuerberatungsgesellschaft mbH
VA
2 Ablaufbeschreibung
2.1 Allgemein
In der Software werden sämtliche auftraggeberbezogenen Daten und Aufzeichnungen gespeichert und aufbewahrt (Kontakte, Angebote, Prüfunterlagen, Auditpläne u. –berichte, Korrespondenz etc.). Die erbrachten abzurechnenden Leistungen werden ebenfalls auftraggeberbezogen mit der Software erfasst. Alle Aufzeichnungen, die das Unternehmen betreffen, werden nach Möglichkeit auch elektronisch (Scannen) erfasst und aufbewahrt. Verträge mit Mandanten und Lieferanten werden in Papierform (Ordner/Mappen) geführt.
Normenanforderung:
Umsetzung gewährleistet durch
Lesbarkeit
Erstellung, wenn möglich, am Computer, sonst saubere Blockschrift
Kennzeichnung
Schreibvorlagen (Formulare)
Aufbewahrung
EDV-Datensicherung, Büro-Ordner/-Mappen
Wiederauffindung
Entsprechendes Aufbewahrungssystem (s. o.)
Datenschutz und Beseitigung d. A.
Alle Mitarbeiter im Unternehmen
2.2 Erstellung und Behandlung von Aufzeichnungen
Die Zuständigkeiten für die Erstellung von Aufzeichnungen sind festgelegt.
© Innova Steuerberatungsgesellschaft mbH Mönchengladbach • Düsseldorf Telefon MG.: 02161 551381 Telefon Düsseldorf: 0211 5285692 Fax: 02161 551385 V.009 Stand 01.2015 Lenkung von Aufzeichnungen
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