Page 1372 - Betriebshandbuch ebook Julni2107

Lenkung von Aufzeichnungen
V.009
inno:va Steuerberatungsgesellschaft mbH
VA
Aufzeichnungen werden leserlich erstellt. Dies betrifft sowohl die festgehaltenen Daten, das Erstellungsdatum als auch die Unterschrift bzw. das Handzeichen desjenigen, der die Aufzeichnung erstellt.
Alle Aufzeichnungen werden so behandelt, dass eine Identifikation sowie Zuordnung zu den einzelnen Sachverhalten bzw. Vorgängen jederzeit möglich und gewährleistet ist. Dies betrifft sowohl Aufzeichnungen in Papierform als auch mit Hilfe der EDV erfasste Daten.
Nachträgliche Änderungen in Aufzeichnungen sind untersagt. Im Falle von Korrekturen, zum Beispiel aufgrund von Schreibfehlern, muss die ursprüngliche Eintragung weiterhin sichtbar bleiben. Die ändernde Person kennzeichnet ihre Überarbeitung mit Datum und Namenszeichen.
2.3 Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen ist geregelt. Die zuständigen Mitarbeiter sorgen dafür, dass die Aufzeichnungen gegen unbefugten Zugriff, Verlust sowie Beschädigung geschützt sind und jederzeit zur Verfügung stehen. Nach Ablauf ihrer festgelegten Aufbewahrungszeit werden Aufzeichnungen durch sie vernichtet. Die Form der Vernichtung ist festgelegt.
Aufzeichnungen auf elektronischen Datenträgern werden als Sicherheitskopien abgespeichert und separat von der Hardware, in der die Daten als Original abgelegt sind, gelagert.
Die Aufbewahrungsfrist für Aufzeichnungen berücksichtigt gesetzliche Vorgaben, Kundenforderungen und Anforderungen von Herstellern. Vor diesem Hintergrund legt die Leitung die Aufbewahrungsdauer von Aufzeichnungen fest. Für alle Aufzeichnungen, die sich auf Verträge beziehen, beträgt die Aufbewahrungsdauer 10 Jahre.
Diese Vorgaben gelten jedoch nur, soweit nicht besondere Umstände und Forderungen eine Fristverlängerung bedingen. Für Sonderregelungen, die in diesem Zusammenhang gegebenenfalls erforderlich sind, liegt die Zuständigkeit bei der Leitung.
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