Page 178 - การใชโปรแกรมประมวลผลคำ_Neat

การใช้โปรแกรมประมวลผลคํา 2201-10011

6. การสร้างจดหมายเวียน

จดหมายเวียน (Mail Merge) หมายถึง จดหมายที่มีข้อความเหมือนกัน แต่จะต่างกัน เฉพาะชื่อ

ผู้รับเท่านั้น จะเรียกจดหมายนี้ว่า จดหมายเวียน ซึ่งมีส่วนประกอบ 2 ส่วน คือ

ข้อความจดหมาย (Master Document) เป็นเนื้อหาของจดหมาย มีข้อความเหมือนกันที่ ต้องการ

ส่งไปยังผู้รับหลาย ๆ คน

ชื่อและข้อมูลของผู้รับ (Data Source) เป็นตารางข้อมูลของผู้รับทั้งหมดที่ต้องการจะรวม เข้าไป

ในจดหมาย

ขั้นตอนการเตรียมเอกสารสําหรับสร้าง จดหมายเวียน

1. สร้างจดหมายหลัก 1 ไฟล์

2. สร้างตารางข้อมูล เก็บข้อมูลผู้รับ เช่น ชื่อ

ที่อยู่ ถนน อําเภอ จังหวัด รหัสไปรษณีย์

ขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียนด้วย ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนที่ละขั้นตอน

1. เปิดไฟล์จดหมายหลัก วางเคอร์เซอร์หลัง

คําว่า เรียน

2. คลิกแท็บ Mailings (การส่งจดหมาย)

3. คลิกปุ่ม เหล่า (เริ่มจดหมายเวียน)

4. คลิก Step by Step Mail Merge Wizard

(ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน)

5. ปรากฏหน้าต่างเลือกชนิดเอกสารว่า

ต้องการสร้างเอกสารประเภทใด เลือก

Letters (จดหมาย)

6. คลิกรายการ ลด (ถัดไป: กําลังเริ่มเอกสาร)

170