Page 13 - QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN

QUY TRÌNH TỔNG THỂ CỦA DỰ ÁN

TRÁCH NHIỆM
STT LƯU ĐỒ DIỄN GIẢI BIỂU MẪU
THỰC HIỆN
Tiếp nhận thông tin là bước đầu tiên tiếp cận Dự án. Tiếp cận thông tin dưới 2
dạng (i) thụ động: là đối tác gửi email, gọi điện thoại hoặc trực tiếp đến gặp trình
TIẾP NHẬN BM1. Form
1 THÔNG TIN bày;(ii) chủ động: là ASIF trực tiếp liên lạc hoặc lãnh đạo ASIF có mối quan hệ Người phụ tiếp nhận
đã kết nối. trách Dự án
thông tin
Output: Xác định nhu cầu của đối tác.

không Sau khi tiếp nhận thông tin về Dự án, người phụ trách sẽ xem xét tính phù hợp
phù của Dự án với tiêu chí tài trợ của ASIF. Nếu không phù hợp để tài trợ thì liên lạc
hợp với đối tác để từ chối.
2 XEM XÉT TRẢ LỜI/KHÔNG Người phụ BM2. Bộ tiêu
chí của ASIF
trách Dự án
Nếu phù hợp thì đưa vào kế hoạch khảo sát

phù
hợp Quá trình khảo sát bắt đầu bằng việc Người phụ trách Dự án gửi Bộ câu hỏi đến
đối tác thông qua phương thức tiện lợi nhất bằng email; chat hoặc bản in, fax ...để Người phụ
đối tác điền thông tin cơ bản. BM3. Bộ câu
3 trách Dự án. hỏi khảo sát.
KHẢO SÁT Mục đích là để tổng hợp thông tin cơ bản cần thiết cho việc đánh giá đối tác trên
các phương diện cơ cấu, qui mô tổ chức, việc vận hành, điều hành, nhu cầu của
tổ chức.
Chưa
đầy đủ Dealine cho việc đối tác điền thông tin vào Bộ câu hỏi và gửi lại cho ASIF thông
thường trong vòng 7 ngày.

4 Người phụ trách sẽ tiếp nhận và chuyển Bộ câu hỏi lại cho các Bộ phận có liên Người phụ
PHÂN TÍCH quan xem xét, phân tích và đánh giá. Nếu có phát sinh thêm câu hỏi hoặc có trách Dự án
ĐÁNH GIÁ
những câu hỏi chưa được trả lời thì Bộ phận đó chuyển đến Người phụ trách để
gửi lại cho đối tác.
Đầy đủ
Các bộ phận liên quan/anh chị có tham gia vào dự án tiến hành phân tích đánh
giá đối tác/dự án sơ bộ. Nếu cần thêm thông tin thì có thể gửi câu hỏi như bước 4
hoặc lập kế hoạch khảo sát thực tế. Kế hoạch khảo sát thực tế gồm những nội
dung (i) những vấn đề cần làm rõ, những câu hỏi liên quan; (ii) thời gian làm việc; BM4. Kế
5 (iii) người cần làm việc. Các phòng hoạch khảo
ĐỀ ÁN TÀI TRỢ ban liên quan
sát
Mỗi phòng ban sẽ gửi kế hoạch khảo sát của mình cho người phụ trách để tổng
hợp chung thành một kế hoạch khảo sát trên cơ sở hợp lý khoa học, tiết kiệm thời
gian của đối tác và ASIF để gửi đến đối tác xác nhận trước khi thực hiện.

Chỉnh Sau khi hoàn tất việc tiếp nhận thông tin, mỗi phòng ban sẽ có một báo cáo đánh
sửa giá trong chuyên môn của mình. Nội dung của bảng báo cáo chuyên môn bao
gồm: Khát quát hoạt động của đối tác, mong muốn đối tác; tình hình hoạt động
hiện tại, những hạn chế. Mô hình tương lai được đề xuất, giải pháp thực hiện.
Các phòng
Không đồng ý Người phụ trách dự án sẽ tổng hợp các phân tích, đánh giá của mỗi bộ phận trên ban liên quan. BM5. Bảng
6 XEM XÉT mỗi lĩnh vực để đưa vào Đề án tài trợ. Đây là một tài liệu tổng hợp trên cơ sở phân tích
/DUYỆT đánh giá thực trạng hoạt động của đối tác; nhu cầu của đối tác; các giải pháp cho Người phụ đánh giá
trách Dự án
Đề đối tác phù hợp với nhu cầu trên tất cả các lĩnh vực hoạt động. Xác định được nội
nghị dung ASIF tài trợ bao gồm các hạng mục tài trợ, thời gian tài trợ, nguồn kinh phí
thay tài trợ, dự kiến kết quả hoạt động mang lại của đối tác sau khi tài trợ; tác động
đổi đến xã hội của lĩnh vực ASIF tài trợ.
Đồng
ý Sau khi hoàn tất, Đề án tài trợ sẽ được đệ trình lên Ban điều hành ASIF/Ban tư
vấn tài trợ xem xét đánh giá để ra Quyết định tài trợ hay không tài trợ. Nếu Quyết
định không tài trợ thì quay lại bước 2 trả lời đối tác. Nếu Quyết định tài trợ thì
LÀM VIỆC chuyển đến Đối tác bằng một thông báo đồng ý tài trợ cùng Đề án tài trợ. Người
VỚI ĐỐI TÁC phụ trách Dự án/Người quản lý và Team sẽ trình bày với Đối tác về Đề án tài trợ.
Ban điều hành
Nếu Đối tác có yêu cầu sửa đổi, bổ sung Đề án tài trợ thì quay lại bước 6, Ban BM6. Đề án
7 điều hành/Ban tư vấn tài trợ xem xét. Người phụ tài trợ
Đồng trách Dự án
ý +Nếu không đồng ý điều chỉnh thì thông báo lại Đối tác, nếu Đối tác vẫn
yêu cầu chỉnh sửa thì ra thông báo từ chối. Nếu đối tác đồng ý không
chỉnh sửa thì tiến hành bước 8.

KÝ KẾT +Nếu đồng ý chỉnh sửa thì quay lại bước 5 chỉnh sửa đề án theo yêu cầu.
THỎA THUẬN TÀI TRỢ Người phụ
Nếu Đối tác đồng ý toàn bộ Nội dung Đề án thì hai bên tiến hành Ký kết thỏa trách Dự án.
thuận tài trợ.
8 Những người BM7. Bộ hồ
sơ ký kết
Hai bên tiến hành ký thỏa thuận tài trợ; hoàn tất hồ sơ xin phê duyệt Quyết định tham gia vào
tài trợ theo quy định của pháp luật và bước vào lập kế hoạch triển khai Đề án Dự án được
phân công
Triển khai Dự án được thực hiện căn cứ vào các Nội dung có trong Đề án tài trợ.
TRIỂN KHAI Mỗi phòng ban bộ phận phụ trách sẽ lên Kế hoạch thực hiện công việc của mình
trong Đề án tài trợ gồm các nội dung: các công việc cần thực hiện; tiến độ của BM8. Kế
từng công việc; người cần tương tác; kết quả dự kiến đạt được. Người phụ
9 hoạch triển
trách Dự án khai
Người phụ trách Dự án sẽ căn cứ vào các kế hoạch của từng phòng ban bộ phận
để lên một Kế hoạch làm việc chung trên cơ sở sắp xếp hợp lý, thuận lợi và khoa
học tránh mất thời gian cho đối tác và nguồn lực của ASIF.
Người phụ trách sẽ làm việc để thống nhất với Đối tác về kế hoạch làm việc, trên
NGHIỆM THU cơ sở đó bước vào giai đoạn triển khai thực hiện Dự án.
Người phụ BM9. Hồ sơ
10
Sau khi Dự án thực hiện xong thì các bên tiến hành nghiệm thu, bàn giao. trách Dự án nghiệm thu
ASIF tổng kết rút kinh nghiệm.

Người phụ BM10. Danh
11 HỒ SƠ LƯU Đây là thủ tục lưu trữ hồ sơ khép lại Dự án tài trợ trách Dự án mục hồ sơ lưu
trữ