Page 25 - E-MODUL PERENCANAAN BISNIS KD 3.8 DAN 3.9

Komponen dalam

Penyelenggaraan

Event/Kegiatan

A. Perizinan
Bagian ini mengurusi pekerjaan yang berhubungan dengan legalitas penyelenggaraann sebuah
keramaian yang diatur pada suatu daerah. Misalnya perizinan yang berhubungan dengan kepolisian
dan pemangku daerah setempat tergantung besar kecilnya sebuah event dan peruntukannya. Sebuah
event yang melibatkkan penonton yang banyak seperti konser akan membutuhkan perizinan untuk
keperluan keamanan jyang banyak.
B. Peralatan dan Perlengkapan
Sebuah Event Organizer (EO) tidak harus memiliki seluruh perlengkapan pendukung
penyelenggaraan event sendiri. Ada beberapa yang memang harus diadakan sementara yang lainnya
bisa menyewa saja. Kebutuhan yang tidak bisa dicukupi sendiri oleh pihak EO biasanya dapat
dilakukan dengan kerjasama bersama pihak ketiga seperti keperluan back drop, door prize, spanduk
produk dan sebagainya.
C. Sekertariat Event
Sekertariat berisikan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan administrasi penyelenggaraan
Event. Bagian ini bertugas untuk menyelesaikan persuratan, arsip, formulir, proposal dan sebagainya.
Pembuatan proposal event merupakan salah satu hal yang penting unntuk keberlangsungan event,
dimana hal yang termuat dalam proposal event adalah tema event, waktu pelaksanaan, lokasi, deskripsi
acara, target audiens, dan anggaran dana yang dibutuhkan. Dalam deskripsi acara juga dijelaskan
mengenai layout acara sehingga nantinya akan memudahkan vendor untuk memastikan kejelasan tata
letak ruang.
D. Man Power
Bagian ini menyiapkan jumlah orang yang diperlukan untuk penyelenggaraan satu event, sekaligus
penempatan dan job diskripsinya.
E. PIC Event
Orang yang mengkomunikasikan kebuthan pemilik order dengan bagian lain dari EO disebut dengan
PIC Event. Tugasnya sangat strategis karena ia harus bisa menjembatani kepentingn pembuat order
dengan siapapun yang menjadi PIC masing-masing pekerjaan.
F. PIC Panggung
PIC panggung biasanya dikenal juga dengan Floor Manager/Stage Manajer, yang bertugas untuk
menyiapkan que card (selembar kertas yang dipakai MC sebagai alas tatakan rundown, que card
memiliki desain logo acara/produk/event).
G. Liason Officer
Yaitu pendamping artis atau tamu acara yang biasa dikenal dengan LO. LO bertugas menyiapkan
segala kebutuhan artis dan mengkomunikasikan antara panitia kepada pihak artis.
H. MC
MC bertugas untuk membawakan acara, dimana MC harus berkoordinasi dengan PIC Panggung
agar acara yang dibawakan MC sesuai degan apa yang telah direncanakan.
I. Sound Man
Berkomunikasi dengan MC dan stage manager agar yakin segala sesuatu yang diputar sebagai back
sound maupun segala sesuatu yang keluar dari alat bunyi sesuai dengan rundown. Sound Man biasanya
diletakkan agak jauh dari panggung. 20