Page 27 - E-MODUL Perencanaan Bisnis Kelas X SMK

Komponen dalam

Penyelenggaraan

Event/Kegiatan

A. Perizinan
Bagian ini mengurusi pekerjaan yang berhubungan dengan legalitas
penyelenggaraann sebuah keramaian yang diatur pada suatu daerah. Misalnya
perizinan yang berhubungan dengan kepolisian dan pemangku daerah
setempat tergantung besar kecilnya sebuah event dan peruntukannya. Sebuah
event yang melibatkkan penonton yang banyak seperti konser akan
membutuhkan perizinan untuk keperluan keamanan jyang banyak.
B. Peralatan dan Perlengkapan
Sebuah Event Organizer (EO) tidak harus memiliki seluruh perlengkapan
pendukung penyelenggaraan event sendiri. Ada beberapa yang memang harus
diadakan sementara yang lainnya bisa menyewa saja. Kebutuhan yang tidak
bisa dicukupi sendiri oleh pihak EO biasanya dapat dilakukan dengan
kerjasama bersama pihak ketiga seperti keperluan back drop, door prize,
spanduk produk dan sebagainya.
C. Sekertariat Event
Sekertariat berisikan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan
administrasi penyelenggaraan Event. Bagian ini bertugas untuk menyelesaikan
persuratan, arsip, formulir, proposal dan sebagainya. Pembuatan proposal
event merupakan salah satu hal yang penting unntuk keberlangsungan event,
dimana hal yang termuat dalam proposal event adalah tema event, waktu
pelaksanaan, lokasi, deskripsi acara, target audiens, dan anggaran dana yang
dibutuhkan. Dalam deskripsi acara juga dijelaskan mengenai layout acara
sehingga nantinya akan memudahkan vendor untuk memastikan kejelasan
tata letak ruang.
D. Man Power
Bagian ini menyiapkan jumlah orang yang diperlukan untuk
penyelenggaraan satu event, sekaligus penempatan dan job diskripsinya.
E. PIC Event
Orang yang mengkomunikasikan kebuthan pemilik order dengan bagian lain
dari EO disebut dengan PIC Event. Tugasnya sangat strategis karena ia harus
bisa menjembatani kepentingn pembuat order dengan siapapun yang menjadi
PIC masing-masing pekerjaan.

21