Page 24 - Pengelolaan Rapat

MATERI

2. Persiapan Peralatan dan Perlengkapan

Peralatan yang dipersiapkan, antara lain LCD proyektor, sound system, handycam,
whiteboard, kamera, pelantang suara. Sedangkan perlengkapan yang dipersiapkan
flipchart dan spidol, alat tulis dan penghapusnya, map atau tas, blocknote dengan
pulpen, name tag untuk peserta rapat, komputer, dan internet

3. Persiapan Ruangan

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam
rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang
sudah tersedia di kantor. Namun, apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi
kapasitas ruang rapat dikantor, rapat dapat diselenggarakan dihotel atau gedung
pertemuan. Jika rapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris
harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi, dan akomodasi. Hal-hal
yang dipersiapkan sehubungan dengann pengaturan ruang rapat diantaranya:
a. Cahaya Penerangan
Apabila suatu ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu), tetapi
menggunakan penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus

disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. Dengan penerangan
cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, sebagai berikut.
1) Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
2) Kualitas pekerjaan lebih baik.
3) Kesalahan-kesalahan berkurang
4) Semangat kerja pegawai lebih baik,
5) Mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani).
6) Prestise lebih baik untuk perusahaan.

b. Penataan Suara
Kebisingan atau suara-suara gaduh dapat menyebabkan rapat menjadi tidak efisien.
Oleh karena itu,usahakan menggunakan ruangan rapat yang jauh dan keadaan
bising dan terdapat fasilitas untuk penataan suara, seperti penggunaan mikrofon,
LCD proyektor, tape recorder, dan lain-lain. Kebisingan/gaduh dapat berakibat
pada:
1) Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
2) Kesulitan berkonsultasi

3) Kesalahan yang lebih banyak akan bertambah
4) Semangat kerja pegawai berkurang

12
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT