Page 25 - Pengelolaan Rapat

MATERI

Untuk menambah efisiensi kerja para pegawai hendaknya memperhatikan hal-hal
berikut:
1) Langit-langit atau dinding ruangan diberikan peredam suara
2) Mesin-mesin tik diberi alas karet tipis
3) Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
4) Lantai-lantai ruangan sebaiknya diberi alas karpet atau semacam tegel

bahan yang tidak meneruskan suara

c. Ventilasi Udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau

terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
Untuk mengatasi udara yang lembar hal yang perlu diperhatikan ialah sebagai
berikut:
1) Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan AC
2) Membuat lubang-lubang udara (ventilasi)
3) Mengatur pakaian kerja yang sebaiknya dipakai pekerja
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka akan diperoleh keuntungan-
keuntungan diantaranya:
1) Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
2) Produktivitas kerja yang lebih tinggi
3) Kualitas pekerjaan yang lebih baik
4) Semangat kerja yang lebih tinggi
5) Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik, serta
6) Kesan yang lebih baik dari para tamu

d. Pengaturan Tempat Duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan sendiri dengan cara memerhatikan jumlah
peserta dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk
dituangkan rapat, yaitu sebagai berikut:

1) Gaya Kelas/Classroom
Seperti pada masa sekolah, ruang meeting dengan desain Classroom disusun
dengan meja dan kursi berjajar ke belakang dengan satu fokus utama
menghadap ke pembicara. Susunan Classroom bisa mengakomodir peserta
dalam jumlah banyak, namun tidak bisa memenuhi kebutuhan setiap
partisipan yang hadir karena kemungkinan besar peserta yang duduk di paling
belakang tidak fokus dan tidak bisa mendengar serta memperhatikan
pembicara dengan maksimal karena adanya distraksi dan jarak yang cukup
jauh dengan pembicara.

13
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT