Page 147 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

B. Mengatur Agenda Kegiatan Pimpinan

Dalam menyusun agenda kerja pimpinan, terdapat dua hal yang harus di perhatikan atau
diprioritaskan , yaitu :

1. Berdasarakan urutan surat masuk
Jadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus
dikerjakan atau dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain,
kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat
mewakili kegiatan pimpinan.
Contoh:
Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan
penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatu kegiatan rapat dinas
dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai
wakilnya.
Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat
dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.
Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.

2. Berdasarkan tingkat kepentingannya
Jadwal pimpinan disusun berdasarkan waktu pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam
pelaksanaan kegiatan, pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan
dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan
yang tidak begitu penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.

C. Menyusun Agenda Kegiatan Pimpinan

Jadwal agenda pimpinan disusun guna membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal
acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau
buku khusus dan mencantumkan pada whiteboard/lembar khusus yang diletakkan di ruang
pimpinan.

Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan oleh sekretaris terkait proses penyusunan
agenda kegiatan pimpinan, yaitu :
Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,
Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan,
Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal
kegiatan pimpinan,
Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan,
Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau kegiatan.

Kegiatan pimpinan secara umum dapat dijadwalkan oleh sekretaris melalui tiga jenis
jadwal, yaitu:
1. Jadwal acara harian,
2. Jadwal acara mingguan,
3. Jadwal acara bulanan.

Teori dan Praktik Perkantoran 141