Page 23 - E-Module Kearsipan 3.7
P. 23
Adapun langkah-langkah penyimpanan
dengan menggunakan sistem kronologis
adalah sebagai berikut:
Penampungan. Dalam tahap ini
arsiparis menerima lalu mengumpulkan
surat keluar atau surat masuk organisasi.
Penelitian. Sebelum meyimpan surat
dalam laci, seorang arsiparis harus telah
memastikan bahwa surat-surat tersebut
sudah diolah dan siap disimpan.
Pengindeksan. Pada tahap ini arsiparis
mengindeks nama pengirim atau
penerima surat, dan mengisi kartu
indeks.
Pengkodean. Pada sistem kronologis
kode didapatkan dari tanggal surat.
Ditulis terbalik mulai tahun, bulan, lalu
tanggal. Kode ini yang dijadikan patokan
lokasi penyimpanan surat.
Penyortiran. Pada tahap ini arsiparis
mengelompokkan arsip berdasarkan
kode yang diperoleh.
Penyimpanan . Pada tahap ini arsiparis
memasukkan atau menyimpan arsip
sesuai kode penyimpan masing-masing
arsip.
15