Page 23 - E-Module Kearsipan 3.7

Adapun langkah-langkah penyimpanan
dengan menggunakan sistem kronologis
adalah sebagai berikut:
 Penampungan. Dalam tahap ini
arsiparis menerima lalu mengumpulkan
surat keluar atau surat masuk organisasi.
 Penelitian. Sebelum meyimpan surat
dalam laci, seorang arsiparis harus telah
memastikan bahwa surat-surat tersebut
sudah diolah dan siap disimpan.
 Pengindeksan. Pada tahap ini arsiparis
mengindeks nama pengirim atau
penerima surat, dan mengisi kartu
indeks.
 Pengkodean. Pada sistem kronologis
kode didapatkan dari tanggal surat.
Ditulis terbalik mulai tahun, bulan, lalu
tanggal. Kode ini yang dijadikan patokan
lokasi penyimpanan surat.
 Penyortiran. Pada tahap ini arsiparis
mengelompokkan arsip berdasarkan
kode yang diperoleh.
 Penyimpanan . Pada tahap ini arsiparis
memasukkan atau menyimpan arsip
sesuai kode penyimpan masing-masing
arsip.

15