Page 23 - E-Module Kearsipan 3.7
P. 23

Adapun langkah-langkah penyimpanan
       dengan menggunakan sistem kronologis
       adalah sebagai berikut:
        Penampungan.  Dalam tahap ini
          arsiparis menerima lalu mengumpulkan
          surat keluar atau surat masuk organisasi.
        Penelitian. Sebelum meyimpan surat
          dalam laci, seorang arsiparis harus telah
          memastikan bahwa surat-surat tersebut
          sudah diolah dan siap disimpan.
        Pengindeksan.  Pada tahap ini arsiparis
          mengindeks nama pengirim atau
          penerima surat, dan mengisi kartu
          indeks.
        Pengkodean. Pada sistem kronologis
          kode didapatkan dari tanggal surat.
          Ditulis terbalik mulai tahun, bulan, lalu
          tanggal. Kode ini yang dijadikan patokan
          lokasi penyimpanan surat.
        Penyortiran. Pada tahap ini arsiparis
          mengelompokkan arsip berdasarkan
          kode yang diperoleh.
        Penyimpanan . Pada tahap ini arsiparis
          memasukkan atau menyimpan arsip
          sesuai kode penyimpan masing-masing
          arsip.







                          15
   18   19   20   21   22   23   24   25   26   27   28