Page 9 - Loodswezen Aktueel mei 2020

Verhuizing
Het zal je vast niet ontgaan zijn dat het Loodswezen over gaat naar Office365. Voor het kantoor in Scheldemonden ben ik gevraagd om het ‘Office365 huis’ te bouwen en in te richten. Een flinke klus.
Alle documenten die op netwerkschijven staan op servers
bij een externe partij, worden verhuisd naar een Cloud omgeving, naar je persoonlijke zakelijke omgeving OneDrive of naar een Team waarin je documenten deelt met anderen. De team- en vergadersites kunnen niet in hun oude omgeving blijven staan, omdat dit niet matcht met Office365. Klinkt lastig, en dat is het eigenlijk ook wel. Vooral als je niet makkelijk kunt omdenken, zoals ik. Maar als dat eenmaal lukt, heb je een grote stap gemaakt, althans dat merk ik zelf.
Omdenken
Het omdenken zit vooral in de manier waarop je met documenten omgaat. Voor wie is het bedoeld, wie moet het lezen, met wie werk ik samen aan het document. Dat bepaalt de plek waar je het opslaat. Het doel is dat een document op één plek komt te staan, niet in allerlei mailboxen of waar dan ook om te voorkomen dat er verschillende versies in omloop zijn.
Goed op weg
De netwerkschijven van de meeste kantoormedewerkers zijn inmiddels overgezet naar Teams omgevingen. Nu zijn we bezig om vergaderomgevingen te maken binnen Teams. Het huis begint een vorm te krijgen evenals de inrichting. Alle
documenten krijgen een plek. Als ze bij nader inzien toch verplaatst moeten worden naar een andere locatie/Teams, kan dat gelukkig. Daarin is Office365 wel flexibel. Niets staat in beton.
Hoe meer documenten er in Teams staan, hoe makkelijker het werken is. Het kost wat tijd, geduld en omdenken, maar ik krijg wel het gevoel dat er dadelijk een mooi huis staat waar we prettig in kunnen (samen)werken.
Mathilde Boeije
Hoofd secretariaat / bestuurssecretaresse
Meer informatie? Kijk op onze support site.
Teams:
Samenwerkingsapp waarmee je met anderen kunt overleggen, chatten en bestanden kunt delen. Microsoft zet zwaar in op deze app als toevoeging of zelfs vervanger voor e-mail. Daarnaast is Microsoft Teams een schil die over SharePoint heen gelegd wordt. Als je het vergelijkt met een auto is SharePoint de motor en Teams het dashboard met instrumenten om de motor goed te gebruiken.
Bron: Management Support
Teams
Een mooie Microsoft optie die we verder vanwege de huidige coronacrisis omarmen is de mogelijkheid tot vergaderen in Teams. Van tevoren hadden we niet kunnen vermoeden dat Teams bellen zo intensief gebruikt zou worden.
Aktueel 9