Page 35 - Modul Materi Surat Niaga XI MPLB

6. Surat Keluhan

Surat keluhan adalah surat yang diajukan apabila pemesan tidak puas dengan barang yang

dipesannya. Hal ini tergantung pada alasan yang dikemukakan pihak pemesan/pembeli.

Biasanya penjual hanya memenuhi sebagian tuntutan tersebut. Dalam dunia bisnis, membuat

surat pengaduan atau tuntutan harus disusun dengan cermat karena dalam tuntutan tersebut

tercakup kerugian yang dialami oleh pihak pemesan yang harus diganti oleh pihak pemasok

atau penjual. Sifat atau jenis keluhan perlu dinyatakan dengan jelas untuk menghindarkan salah

pengertian diantara kedua belah pihak.

Jenis Pengaduan dalam Surat Keluhan

1. Nama/jenis barang yang dikirimkan tidak sama dengan yang dipesan.

2. Barang yang dikirimkan rusak sehingga harus diganti atau diberi potongan harga.

3. Kualitas barang yang dikirimkan tidak sama dengan yang diperlihatkan pada sample atau

contoh barang

4. Keterlambatan dalam pengiriman barang yang dipesan, akibatnya pemesan meminta

potongan harga.

5. Jumlah (kuantitas) barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan yang dipesan, sehingga

perlu dikurangi atau ditambah.

6. Pihak penjual yang menerima surat pengaduan atau tuntutan hendaknya meneliti dan

menyelidiki kebenaran dari pengaduan tersebut. Seandainya kesalahan itu ada pada pihak

pembeli/pemesan, pihak penjual tidak boleh memojokkan pelanggan tersebut. Prinsip

yang harus diambil adalah mencari penyelesaian dengan cara sebaik-baiknya demi

kelestarian hubungan yang saling menguntungkan kedua belah pihak.

27