Page 12 - bab_8

Penggunaan peralatan dan perlengkapan kantor merupakan aspek yang harus
diperhatikan. Untuk itu Pemilihan peralatan kantor sangat penting untuk

diperhatikan karena peralatan kantor yang baik akan memberikan dampak yang
besar bagi produktivitas kerja di perusahaan. Selain itu memilih peralatan kantor

yang tepat dan memiliki kualitas baik akan membuat pekerjaan menjadi lebih

efektif dan efisien, baik dari segi tenaga, biaya, maupun waktu pengerjaannya.
Dalam memilih peralatan kantor yang tepat, terdapat beberapa hal yang harus

diperhatikan, yakni sebagai berikut.
1. Tentukan tujuan penggunaan peralatan yang disesuaikan dengan jenis

pekerjaan. Misalnya, untuk membantu dalam proses pencatatan dan
pengetikan dokumen, maka diperlukan alat untuk mengetik, Contohnya seperti

mesin tik, komputer ataupun laptop.

2. Menganalisis peralatan yang hendak di beli, mulai dari nama barang, tipe,
spesifikasi, merk, kualitas peralatan, harga, jumlah yang dibutuhkan, hingga

garansi. Contohnya, ketika hendak membeli mesin printer untuk kebutuhan

kantor, tentu yang dipilih adalah mesin printer dengan spesifikasi yang cukup
lengkap, berkualitas baik, memiliki harga yang tidak terlalu tinggi ataupun

terlalu rendah, serta tahan lama atau tidak mudah rusak.
3. Memperhatikan segi efektivitas. Ketika memilih peralatan kantor, tentu

perusahaan menginginkan peralatan yang efektif dalam mendukung pekerjaan
dan aktivitas perusahaan. Sebagai contoh adalah perusahaan dengan sistem

penerangan yang cukup baik dan mendapat pencahayaan yang cukup dari luar

tidak lagi memerlukan penerangan tambahan, seperti standing lamp atau lampu
ornamen meja. Selain boros energi dan biaya penggunaan lampu tambahan

juga tidak efektif karena akan jarang digunakan oleh para pegawai.
4. Peralatan kantor disesuaikan dengan pekerjaan dan kemampuan pegawai.

Peralatan kantor dapat dikatakan efektif jika dapat membantu penyelesaian
pekerjaan dengan baik dan dapat dioperasikan oleh para pegawainya.

Contohnya seperti pekerjaan seorang sekretaris yang mengharuskannya untuk

dapat mengetik dan membuat dokumen secara tepat dan cepat. Untuk itu,
seorang sekretaris harus menguasai pemakaian alat untuk mengetik, seperti

mesin tik, laptop ataupun komputer.